Kosten vergoeden IB-aangifte van buitenlandse werknemer

De aangifte inkomstenbelasting staat weer voor de deur. Voor een ingekomen werknemer in dienst van een Nederlandse werkgever kan het invullen van de Nederlandse (of buitenlandse) aangifte een hele klus zijn. Wat zijn de fiscale gevolgen voor de loonheffingen als de werkgever de kosten voor het laten invullen van de aangifte inkomstenbelasting betaalt?

Werknemers die de werkgever uit een ander land heeft geworven, krijgen vaak een vergoeding voor de extra kosten van dat verblijf buiten het land van herkomst, de extraterritoriale kosten (infographic). Hiervoor geldt een gerichte vrijstelling. Voor het vergoeden van die kosten kan de werkgever kiezen: vergoeden van de werkelijke extraterritoriale kosten of, onder voorwaarden, het toepassen van de 30%-regeling. Als een werkgever voor deze buitenlandse werknemer de kosten voor het doen van de aangifte inkomstenbelasting (toolbox) vergoedt, is dit belast loon. Maar een deel van de kosten kan onder de gerichte vrijstelling voor extraterritoriale kosten vallen.

Extra kosten voor laten invullen aangifte inkomstenbelasting zijn gericht vrijgesteld

Welk deel van de kosten is belast en welk deel is gericht vrijgesteld? Er zijn diverse mogelijkheden:

• Moet de werknemer alleen in Nederland aangifte doen? En zijn de kosten daarvoor hoger dan de kosten voor de aangifte in het land van herkomst door een belastingadviseur? Dan is een vergoeding van de extra kosten gericht vrijgesteld als extraterritoriale kosten. De rest is belast loon.
• Moet de werknemer alleen aangifte doen in het land van herkomst? Dan is de vergoeding van de kosten daarvoor belast loon. Zijn de kosten voor die aangifte hoger doordat de werknemer in Nederland werkt? Dan is een vergoeding van de extra kosten gericht vrijgesteld als extraterritoriale kosten. De rest is belast loon.
• Moet de werknemer in Nederland én in het land van herkomst aangifte doen? Dan is de vergoeding van de kosten voor de Nederlandse aangifte gericht vrijgesteld als extraterritoriale kosten. De vergoeding voor de kosten voor de aangifte in het land van herkomst zijn belast loon. Zijn de kosten voor de aangifte in het land van herkomst hoger doordat de werknemer in Nederland werkt? Dan is de vergoeding van de extra kosten gericht vrijgesteld als extraterritoriale kosten. De rest is belast loon. 

Aan welke kosten kunt u denken?

Onder de kosten voor de aangifte vallen de kosten voor het doen van aangifte, voor het aanvragen van een voorlopige aanslag en voor de beoordeling van de opgelegde aanslag(en) door een belastingadviseur. En de eventuele kosten om ervoor te zorgen dat met het juiste formulier aangifte wordt gedaan. Maar let op: kosten voor bezwaar en beroep, kosten voor de aangifte inkomstenbelasting van de partner van de werknemer en voor de eventuele buitenlandse aangifte, kosten voor advisering op het gebied van huisvesting en andere advieskosten vallen niet onder de kosten voor aangifte.