OR kan communicatie rond klokkenluidersregeling verbeteren

Door de invoering van de Wet bescherming klokkenluiders (WBK) moeten veel werkgevers de klokkenluidersregeling voor hun organisatie aanpassen. Hoe kan de OR eraan bijdragen dat de regeling en de toepassing daarvan ook duidelijk is voor de achterban?

De inwerkingtreding van de WBK zorgt ervoor dat grote werkgevers (250 werknemers of meer) per direct moeten voldoen aan de strengere eisen voor de interne meldprocedure;  kleinere werkgevers (50 tot 249 werknemers) hebben tot 17 december 2023 de tijd. Veel werkgevers zullen de komende tijd dus met de klokkenluidersregeling aan de slag gaan. Hierbij heeft de OR instemmingsrecht (artikel 27, lid 1m WOR). Communicatie naar de achterban over de regeling en de toepassing ervan in de praktijk is een bijzonder aandachtspunt voor de OR.

OR moet communicatie klokkenluidersregeling bespreken met bestuurder

De OR moet bij het beoordelen van de interne meldprocedure uiteraard goed letten op de inhoud en bekijken of alle noodzakelijke aanpassingen verwerkt zijn. De klokkenluidersregeling (tool) is echter een vrij complexe en formele regeling. Het is daarom van belang dat de OR ook met de bestuurder overlegt over hoe hij de regeling communiceert. Zo volstaat het niet om het document ter info rond te sturen of door het op het netwerk op te slaan voor raadpleging. Veel werknemers zal de moed in de schoenen zakken bij het lezen van alle officiële bepalingen en verwijzingen naar wetsartikelen. Daardoor is de kans groot dat ze de regeling niet lezen of niet volledig begrijpen. Dan weten werknemers dus ook niet welke concrete stappen ze moeten zetten als ze een melding willen maken en wat daarvan de gevolgen zijn. Een werknemer die een misstand signaleert, zal daardoor mogelijk geen melding maken.

Opname presentatie kan dienen als naslagwerk

Het is daarom aan te raden om de regeling toe te lichten, bijvoorbeeld tijdens een informatiebijeenkomst. Dit kan de bestuurder zelf doen, maar eventueel ook een medewerker van de HR-afdeling. Het voordeel van een informatiebijeenkomst is dat werknemers ook meteen vragen kunnen stellen en uw bestuurder eventuele onduidelijkheden of misverstanden weg kan nemen. Door een opname van de presentatie te maken, hebben werknemers ook de gelegenheid om de uitleg terug te kijken. Dat is ook een handige optie in het kader van een inwerktraject voor werknemers die net in dienst komen. Ook een korte samenvatting van de regeling of een stappenplan, kan handig zijn als aanvulling op het officiële document.