Ingangsdatum keuze bij nieuwe aanvraag 30%-regeling

Sinds 2023 moeten werkgevers elk jaar in het eerste loontijdvak kiezen of zij de extraterritoriale kosten van werknemers uit het buitenland vergoeden op basis van de werkelijk gemaakte kosten of op basis van de 30%-regeling. Wanneer gaat de keuze in bij een nieuwe aanvraag voor de 30%-regeling voor een ingekomen werknemer?

Werkgevers kunnen voor extraterritoriale werknemers, zowel ingekomen als uitgezonden werknemers, onder voorwaarden gebruikmaken van de 30%-regeling voor het vergoeden van de kosten voor verblijf de zogenoemde extraterritoriale kosten. Sinds 2023 moeten werkgevers per kalenderjaar een keuze maken of ze de extraterritoriale kosten vergoeden op declaratiebasis of op basis van de 30%-regeling. Werkgevers maken deze keuze in het eerste loontijdvak (infographic) van het kalenderjaar waarin zij de extraterritoriale kosten vergoeden. De keuze geldt voor het hele kalenderjaar.

Moment van aanvraag bepalend voor wanneer 30%-regeling ingaat

Krijgt een werkgever in de loop van het kalenderjaar te maken met een nieuwe aanvraag voor de 30%-regeling voor een ingekomen werknemer? Dan hangt het moment waarop de jaarlijkse keuze ingaat af van het moment waarop de werkgever de aanvraag doet:

• Hij doet de aanvraag binnen vier maanden na de start van de werkzaamheden.
  De beschikking van de Belastingdienst heeft terugwerkende kracht tot en met de startdatum van de tewerkstelling. Binnen deze vier maanden kan de werkgever per loontijdvak kiezen tussen de 30%-regeling of een vergoeding van de werkelijke extraterritoriale kosten. In de vijfde maand moet hij een keuze maken die voor de rest van het kalenderjaar geldt. Vervolgens kiest hij per kalenderjaar.

• Hij doet de aanvraag ná vier maanden na de start van de werkzaamheden.
  De beschikking heeft geen terugwerkende kracht. Tot aan de ingangsdatum van de beschikking mag de werkgever alleen de werkelijke extraterritoriale kosten onbelast vergoeden. Vanaf de ingangsdatum van de beschikking maakt hij de keuze voor de rest van het kalender jaar. Vervolgens kiest hij per kalenderjaar.

Einde beschikking 30%-regeling is einde keuze

Als de 30%-beschikking in de loop van het kalenderjaar eindigt, stopt op dat moment een eventuele keuze voor de 30%-regeling. Na vijf jaar – de maximale looptijd van de 30%-regeling – voorbij is, zijn extraterritoriale kosten meestal niet meer belastingvrij te vergoeden.
Het kabinet voerde de jaarlijkse keuze tussen de vergoeden op declaratiebasis of op basis van de 30%-regeling in, omdat het de toepassing van de 30%-regeling vanaf 2024 wil beperken tot de ‘Balkenendenorm’. Hierdoor kan het aantrekkelijker worden om de 30%-regeling en de regeling voor de werkelijke extraterritoriale kosten binnen het kalenderjaar afwisselend toe te passen.