2.1 Rechtshandelingen
op schrift
De keuze van de wetgever om in artikel 2:247 BW te spreken over ‘rechtshandelingen’ heeft tot gevolg dat niet alleen overeenkomsten tussen de dga en de bv op schrift moeten komen (denk aan een managementovereenkomst), maar ook de zogenoemde ‘eenzijdige rechtshandelingen’.
Eenzijdige rechtshandeling
verrekening vorderingen
Een voorbeeld van een eenzijdige rechtshandeling is verrekeningen van vorderingen en schulden, populair gezegd het wegstrepen van vorderingen die tegenover elkaar staan. Dit gebeurt vaak bij privéopnames en managementvergoedingen. Het recht op verrekeningen (het wegstrepen) van vorderingen, maar vooral dat dit niet aangetast (juridisch teruggedraaid) kan worden, moet schriftelijk worden vastgelegd. Gebeurt dit niet, dan wordt niet voldaan aan artikel 2:247 BW. In paragraaf 2.4 leest u wat dit tot gevolg kan hebben.
Op het moment dat u er toch niet aan vastleggen toe bent gekomen, kunt u in de overeenkomst opnemen dat het een vastlegging betreft van een mondelinge afspraak van eerdere datum. Hiermee voorkomt u de discussie over het moment waarop de afspraak is gemaakt.
Vormvrij
niet in de wet
voldoende specifiek
Het moment waarop u de rechtshandeling aan het papier moet toevertrouwen is niet in de wet opgenomen. Dit geldt ook voor de vraag hoe de vastlegging precies moet plaatsvinden. Dit kan bijvoorbeeld in een verklaring, een overeenkomst of een besluit van de algemene vergadering. Belangrijk is dat u de afspraken voldoende specifiek vastlegt, zodat het duidelijk is op welk moment wat is overeengekomen.
Neem geen enkel risico en zet direct de afspraken op papier en voorzie het van een handtekening, ondanks dat u aan twee kanten van het contract tekent.
Facturen
U kunt als ‘vastlegging’ niet volstaan met een factuur. Uit de rechtspraak blijkt namelijk dat alleen het sturen van een factuur voor bijvoorbeeld een (mondelinge) koopovereenkomst of managementwerkzaamheden niet gezien wordt als een schriftelijke vastlegging in de zin van artikel 2:247 BW.