Met sluitende rittenregistratie voor auto niet de sjaak

Werknemers die in een auto van de zaak rijden kunnen onder de bijtelling uitkomen als zij bewijzen dat er minder dan 500 kilometer privé met de auto van de zaak is gereden. Dit kan onder meer door een sluitende rittenregistratie bij te houden. Wat komt daar bij kijken?

Alleen als een werknemer op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé rijdt met de auto van de zaak, mag de werkgever de fiscale bijtelling (infographic) voor privégebruik achterwege laten. Voorwaarde is dat de werknemer een sluitende rittenregistratie bijhoudt of op een andere manier geen of beperkt privégebruik kan aantonen. De bewijslast hiervoor ligt bij de werkgever. Het is dan ook verstandig om daar afspraken met de werknemer over te maken.

Aan welke vereisten voldoen voor sluitend bewijs?

De Belastingdienst controleert streng op de auto van de zaak. Als blijkt dat een rittenregistratie niet klopt zal de fiscus bij de werkgever gaan naheffen en daar kunnen ook boetes bij komen kijken. Het is dus zaak dat de werknemer een sluitende rittenregistratie bijhoudt waardoor de werkgever niet te maken krijgt met de vervelende gevolgen als de registratie niet sluitend is. Aan welke vereisten de rittenregistratie qua bewijslast moet voldoen en wat de gevolgen zijn van een onvolledige of onjuiste rittenregistratie is hier (tool) te lezen.

Ook rol spelen bij BTW

De rittenregistratie kan, naast dat het voor de loonheffingen speelt, ook een rol spelen bij de BTW. Een ondernemer voor de BTW moet namelijk een correctie voor de auto van de zaak voor privégebruik opnemen in de laatste BTW-aangifte van het jaar. Hiervoor kan hij een sluitende kilometerregistratie gebruiken of een forfait hanteren. Het opstellen van deze registratie kan goedkoper uitpakken voor de BTW.  Meer over deze correctie is hier (verdiepingsartikel) te lezen.