Vergeet bij ziekte reiskostenvergoeding niet!
Als een werknemer een vaste reiskostenvergoeding krijgt en ziek wordt, mag zijn werkgever de vergoeding niet zomaar onbelast laten doorlopen, als een werknemer langdurig ziek is. De Belastingdienst heeft grenzen aan deze periode gesteld, waar een werkgever zelf alert op moet zijn.
Als het ernaar uitziet dat een werknemer wegens ziekte een tijdje uit de running zal zijn, mag de werkgever de vaste reiskostenvergoeding stopzetten. Hij hoeft deze vergoeding echter niet per se meteen in te trekken. De werkgever mag de vaste reiskostenvergoeding bij ziekte fiscaal gezien onbelast doorbetalen in de lopende en eerstvolgende maand. Bij langdurige ziekte mag hij de onbelaste vaste reiskostenvergoeding pas weer gaan betalen vanaf de eerste dag van de maand die volgt op de maand van herstel. Hierbij moet hij uiteraard wel de arbeidsvoorwaarden en eventuele bepalingen uit de collectieve arbeidsovereenkomst in acht houden.
Naar verwachting kort afwezig
Stel dat een werknemer zich op 22 november ziekmeldt vanwege een verkoudheid. Hij knapt op en gaat een week later weer aan de slag, maar meldt zich op 7 december weer ziek. Dit keer ziet het ernaar uit dat de werknemer langere tijd afwezig zal zijn.
- Op 22 november is er redelijkerwijs sprake van kortstondige afwezigheid. De werkgever kan de vaste reiskostenvergoeding onbelast doorbetalen.
- Op 7 december is er redelijkerwijs een langere afwezigheid voorzien. De werkgever mag daarom de reiskostenvergoeding over de maanden december en januari onbelast doorbetalen. Als de werknemer op 11 maart weer aan de slag gaat, mag de werkgever de vaste reiskostenvergoeding pas per 1 april weer onbelast gaan betalen.
Onderbouwende gegevens bewaren
Als de werknemer minstens een bepaald aantal dagen per kalenderjaar naar een vaste werkplek reist, kan de werkgever hem hiervoor onbelast een vaste reiskostenvergoeding (tool) geven. De onderbouwende gegevens van zo’n vaste onbelaste vergoeding moet de werkgever bij de salarisadministratie bewaren.