De entree: belangrijke eerste indruk van een organisatie

De eerste stap over de drempel van een kantoorpand kan bepalend zijn voor de indruk die bezoekers krijgen van een organisatie. Er moet dus voldoende aandacht worden besteed aan de entree van het bedrijfspand.

De ingang van een kantoorpand is een prima voorbeeld van de noodzaak om praktisch met aantrekkelijk te combineren. De ingang moet bovenal functioneel zijn. Bezoekers moeten snel kunnen zien waar de ingang is, en hoe ze er gebruik van kunnen maken. Tegelijkertijd is de ingang een visitekaartje van de organisatie, dat zelfs al van buiten gezien kan worden. Het is dus belangrijk dat de uitstraling van de ingang precies past bij de uitstraling, het imago (tool) en de huisstijl van de organisatie. Is er maar één bedrijfspand op het terrein, en heeft dat pand maar één ingang, dan is dit voor bezoekers meestal vanzelf duidelijk. Anders kan een organisatie het beste werken met borden of richtingaanwijzers die al vanaf een afstandje te zien zijn. Anders moeten bezoekers misschien van deur tot deur zwerven op zoek naar de juiste ingang, en dat is natuurlijk niet de bedoeling.

Persoonlijk welkom

Sommige panden zijn heel open voor bezoekers; in principe kan iedereen zo door de deur naar binnen lopen. Maar misschien wil een organisatie zelf kunnen bepalen wie binnen mag komen en wie niet. De deur gesloten houden helpt sowieso met het beperken van de stookkosten! Bij een klein pand met een beperkt aantal werknemers kunnen bezoekers dan gewoon aanbellen. Een werknemer die op dat moment het dichtst de ingang is, kan de bezoeker dan direct persoonlijk welkom heten. Grotere panden met meer werknemers – en zeker panden met meerdere organisaties – kunnen een intercomsysteem gebruiken. De bezoeker belt aan en kan via de intercom vertellen voor wie hij komt en eventueel waarom. Vervolgens kan een receptionist, al dan niet gezeten achter een ontvangstbalie, de bezoeker welkom heten en bijvoorbeeld meteen vertellen op welke verdieping hij moet zijn.