Vragen over: wel of niet uitreiken van een factuur?

Als een ondernemer goederen levert of diensten verleent, staat daar in het algemeen een geldbedrag tegenover. Dat betekent dat de onderneming een factuur stuurt. Voor sommige ondernemers is een factuur uitreiken verplicht, voor andere niet. Hoe zit dat en wat zijn de eisen aan het uitreiken van een factuur?

Er zijn ondernemers die verplicht zijn om facturen uit te reiken na het leveren van een betaalde prestatie. Het gaat daarbij om:

• Een ondernemer die leveringen of diensten verricht aan een andere ondernemer of aan een rechtspersoon die geen ondernemer is.
• Een ondernemer die een vooruitbetaling krijgt van een andere ondernemer of van een andere rechtspersoon die geen ondernemer is, voordat de levering of de dienst is verricht.
• Een ondernemer die een afstandsverkoop verricht.
• Een ondernemer die een nieuw vervoermiddel levert aan een particulier in een andere EU-lidstaat.

Er zijn ook ondernemers die geen facturen uit hoeven te reiken. Het betreft ondernemers die onder de kleineondernemersregeling (artikel) vallen of vrijgestelde prestaties verrichten. Daarnaast is de factuur van belang voor de afnemer van leveringen en diensten. Op basis van de inkoopfactuur heeft de afnemer in veel gevallen recht op aftrek van voorbelasting. 

Eisen aan het uitreiken van een factuur

Aan het uitreiken van een factuur zijn wel eisen verbonden. De factuur moet worden uitgereikt uiterlijk de vijftiende dag na de maand waarin de levering of dienst is verricht. Het is ook mogelijk om periodiek een factuur uit te reiken. Dit is mogelijk bij periodieke prestaties zoals terugkerende diensten op het gebied van plantenverzorging op kantoor of schoonmaakdiensten. Maar de periode waarop de factuur betrekking heeft mag niet langer zijn dan een maand. Ook voor de zogenaamde doorlopende prestaties zijn er afwijkende regels met betrekking tot het uitreiken van facturen. Doorlopende prestaties zijn leveringen en diensten die zich steeds herhalen, bijvoorbeeld op basis van een doorlopende overeenkomst, zoals abonnementen of de levering van elektriciteit. Dan kunt u op de factuur, in plaats van de datum van de levering, het tijdvak vermelden waarover u factureert. Deze periode mag niet langer zijn dan een jaar. In plaats van de dag waarop de levering of dienst plaatsvindt, mag in dat geval op de factuur ook de periode waarop de factuur betrekking heeft worden vermeld.  Maar de factuur mag geen betrekking hebben op een periode die langer is dan een jaar. Ook de factuur zelf moet voldoen aan de nodige factuurvereisten (infographic). 

Lees meer over dit onderwerp in De BTW-code internationaal