Controleer arbeidsvoorwaarden over reiskostenvergoeding

Met ingang van 2023 mogen werkgevers geen € 0,19 maar € 0,21 per zakelijke kilometer onbelast aan werknemers vergoeden. Het is verstandig als ze al vóór die tijd nagaan wat hierover precies in de arbeidsvoorwaarden staat! Het kan zijn dat ze de reiskostenvergoeding per 2023 moeten verhogen.

Onder de regels van de werkkostenregeling (WKR) kan een werkgever een onbelaste vergoeding geven voor de zakelijke kilometers die de werknemer met eigen vervoer maakt. Hieronder valt ook woon-werkverkeer. Per 1 januari 2023 stijgt het bedrag van deze gerichte vrijstelling van € 0,19 naar € 0,21 per kilometer. En uit het Belastingplan die op Prinsjesdag verscheen, blijkt dat het bedrag per 2024 nog verder gaat stijgen naar € 0,22.
Het is belangrijk dat de werkgever de arbeidsvoorwaarden over de reiskostenvergoeding goed doorleest. Want afhankelijk van wat daar in staat, moet de werkgever de reiskostenvergoeding misschien per 2023 verhogen.

Bij recht op € 0,19 hoeft vergoeding niet te wijzigen

Staat er dat werknemers recht hebben op ‘19 cent per kilometer’ voor de reiskosten? Dan verandert er niets, totdat de werkgever de arbeidsvoorwaarden aanpast. Een werkgever is tenslotte niet verplicht om de reiskostenvergoeding te verhogen. Maar is vastgelegd dat werknemers recht hebben op ‘het fiscaal vrijgestelde bedrag’ aan kilometervergoeding? Dan moet de werkgever per 1 januari ook echt € 0,21 per kilometer gaan vergoeden. Dus als deze werkgever dit jaar minder dan € 0,21 vergoedt, gaat hij vanaf 2023 meer betalen voor de reiskostenvergoeding.

Verhoging van reiskostenvergoeding is geen plicht

Alleen het bedrag van de gerichte vrijstelling gaat omhoog. Een werkgever mag dus € 0,19 blijven geven als de arbeidsvoorwaarden dit toestaan. Een hogere reiskostenvergoeding geven dan € 0,21 kan ook, maar dan is het deel boven die € 0,21 loon van de werknemer. De werkgever mag dit bovenmatige deel aanwijzen als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte.

Wat uw organisatie verder allemaal kan doen om het jaar 2022 netjes af te sluiten en het jaar 2023 goed op te starten, leest u in de fiscale, administratieve en personele eindejaarstips van Rendement Online.