Zorg voor goede onderbouwing vaste kostenvergoeding

Na de coronapandemie is bij veel organisaties de manier van werken veranderd, bijvoorbeeld doordat werknemers meer thuiswerken en klantbezoeken ook online plaatsvinden. Door deze wijzigingen is het raadzaam dat een werkgever eens goed naar de lopende vaste kostenvergoedingen van werknemers kijkt, om te beoordelen of hij een nieuw onderzoek moet houden.

Om een vaste kostenvergoeding buiten de loonheffingen te laten, moet er aan een aantal voorwaarden worden voldaan. De werkgever:

• kan aannemelijk maken dat werknemers die kosten maken;
• heeft zowel voor de intermediaire kosten als de gerichte vrijstellingen een specificatie naar aard en veronderstelde omvang opgesteld;
• heeft een onderzoek gedaan naar de werkelijk gemaakte kosten. 

Vaste kostenvergoeding voor gericht vrijgestelde vergoedingen

Een vaste kostenvergoeding bestaat meestal deels uit een vergoeding voor intermediaire kosten en deels uit een vergoeding die gericht is vrijgesteld. In een recente zaak bij Rechtbank Zeeland-West-Brabant stond de vaste kostenvergoeding ter discussie die werd verstrekt aan de directeur-grootaandeelhouder (dga). Het zou volgens de werkgever gaan om onbelaste vergoedingen voor kosten die in het kader van de dienstbetrekking waren gemaakt en dus geen loon waren. De werkgever kon dit echter niet aannemelijk maken, en de rechter was het met de inspecteur eens dat de vergoedingen tot het loon moesten worden gerekend. 

Wat als vaste kostenvergoeding niet is onderbouwd?

Dat het specificeren van de kosten en het onderbouwen met een onderzoek van groot belang is, bleek ook uit een rechtszaak van Rechtbank Gelderland. De rechter bevestigde in die zaak dat de inspecteur terecht naheffingsaanslagen had opgelegd aan een administratie-, accountants- en belastingadviesbureau, omdat de vaste kostenvergoedingen niet voldoende vooraf waren gespecificeerd en onderbouwd. Daarbovenop kreeg de werkgever ook nog vergrijpboeten van 25% wegens grove schuld.
Rechtbank Zeeland-West-Brabant, 12 oktober 2022, ECLI (verkort): 5626 en Rechtbank Gelderland, 10 juni 2022, ECLI (verkort): 2926 

Tips en een stappenplan voor het houden van een onderzoek naar de werkelijke kosten van werknemers binnen de organisatie, leest u in het verdiepingsartikel Werk aan de winkel rondom uw vaste kostenvergoedingen.