Regels voor het verstrekken van de loonstrook

Werkgevers moeten aan alle werknemers met wie zij een arbeidsovereenkomst hebben gesloten een loonstrook geven. Maar welke gegevens horen op het loonstrookje? En hoe en wanneer moeten werkgevers de loonstrook verstrekken?

Werkgevers moeten hun werknemers een specificatie van de loonbetaling geven, de welbekende loonstrook. Met de loonstrook (ook wel salarisstrook of loonspecificatie genoemd) informeert een werkgever de werknemer over de opbouw van het brutoloon en welke bedragen daarop zijn ingehouden om te komen tot het nettoloon.
Een werkgever moeten altijd een loonstrook geven bij de eerste loonbetaling. Daarna hoeft hij in principe geen loonstrookjes meer uit te delen,tenzij er iets verandert in het loon van de werknemer.In de praktijk krijgen de meeste werknemers elk loontijdvak een specificatie van hun loon.

Verplichte gegevens op de loonstrook

Een werkgever moet een aantal gegevens verplicht vermelden op de loonstrook. Het gaat daarbij om de volgende gegevens:

• het brutoloon in geld;
• de gespecificeerde samenstelling van het bruto- of het nettoloon;
• de gespecificeerde bedragen die de werkgever op het loon heeft ingehoudenof ermee heeft verrekend;
• de wettelijke minimumvakantiebijslag waar de werknemer recht op heeft;
• het aantal uren dat de werknemer werkt op basis van de arbeidsovereenkomst;
• of er sprake is van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd die schriftelijk is aangegaan, en of er sprake is van een oproepovereenkomst;
• het loontijdvak;
• het wettelijk minimumloonof minimumjeugdloon dat voor de werknemer geldt;
• de naam van de werkgever en de naam van de werknemer;
• als de loonstrook ook als jaaropgaaf geldt: de verplichte gegevens van de jaaropgaaf.

Op papier en digitaal mag allebei

Voor de loonstrook is er geen verplicht model: de werkgever gebruikt zijn eigen formulieren. Als hij gebruikmaakt van een salarissoftwarepakket (tool), is een loonstrook in de meeste gevallen onderdeel van het softwarepakket. Een werkgever kan de loonstrook digitaal verstrekken. Daarvoor gelden wel bepaalde voorwaarden. Zo moet hij de expliciete toestemming (tool) van de werknemer hebben. Zonder die toestemming moet hij de loonstroken dus – op een veilige manier, het gaat immers om persoonlijke informatie – op papier uitdelen. Verder moet de werknemer de digitale loonstrook zo kunnen opslaan dat hij die later kan inzien, bijvoorbeeld als hij niet meer bij de werkgever in dienst is.
Overigens moeten werkgevers zorgen voor een goede beveiliging van digitale loonstroken. Ze zomaar per e-mail verzenden is daarom geen goed idee. Wel kan de werkgever gebruikmaken van een online portaal of van goed beveiligde e-mailberichten.