Succesfactoren bij de klokkenluidersregeling

Organisaties met 50 werknemers of meer moeten beschikken over een interne meldprocedure voor vermeende misstanden. In de praktijk gaat er nog veel mis met interne meldingen. Reden voor het Huis voor Klokkenluiders om te laten onderzoeken welke factoren bijdragen aan een succesvolle melding. Hier rolden belangrijke aandachtspunten uit voor de ondernemingsraad (OR).

Bij melding van een vermeende misstand is het van belang dat er in de organisatie snel en adequaat wordt gehandeld om verdere schade aan de betrokkenen, de organisatie of de maatschappij te voorkomen. Door onder andere angst voor benadeling, haperende procedures of het ontbreken van kaders worden integriteitsschendingen echter lang niet altijd goed aangepakt. Het Huis voor Klokkenluiders (HvK) gaf Universiteit Utrecht daarom opdracht om onderzoek te doen naar de factoren die bijdragen aan een succesvolle interne meldingsprocedure.

Onderlinge interactie heeft veel invloed op succes van meldingsprocedure

In dit verkennende onderzoek kwamen een aantal factoren naar voren die doorslaggevend bleken voor een succesvolle meldingsprocedure:

1. Een correct verloop van het proces, de informatievoorziening en de interactie en een goede uitkomst van het meldproces.
2. De verantwoordelijken handelen zorgvuldig én snel.
3. De betrokkenen (onder andere melders, schenders en leidinggevenden) worden transparant en doorlopend geïnformeerd.
4. Een goede onderlinge afstemming tussen integriteitsfunctionarissen, onderzoekers, leidinggevenden en melder(s).

Aanbevelingen voor organisaties

In het rapport Melden met succes (pdf) doen de onderzoekers organisaties de volgende aanbevelingen voor interne meldprocedures:

1. Investeer in de kennis, competenties, vaardigheid en houding van de personen die verantwoordelijk zijn voor de integriteitszorg.
2. Breng de verwachtingen van betrokkenen helder in kaart (en stel die waar nodig bij) en monitor actief de ervaringen van de betrokkenen tijdens het meldproces.
3. Stem aan het begin van het meldproces de onderlinge communicatie goed af met de verschillende verantwoordelijken.
4. Leer van interne meldingen.
5. Onderzoek in hoeverre de aard van de integriteitsschending het verloop van het meldproces beïnvloedt.

OR kan bijdragen aan goede (toepassing van) klokkenluidersregeling

Voor de ondernemingsraad (OR) is het van belang om inzicht te krijgen in de factoren die bijdragen aan een succesvolle interne meldprocedure. De OR heeft immers instemmingsrecht als de bestuurder een klokkenluidersregeling wil invoeren, wijzigen of intrekken (artikel 27, lid 1m WOR). De OR moet er dus op letten dat er een goede klokkenluidersregeling wordt opgesteld en dat alle betrokkenen de regels naleven. De OR kan zijn initiatiefrecht (artikel 23 WOR) gebruiken om met de bestuurder in gesprek te gaan over de interne meldprocedure, of kan bij hem een concreet verbetervoorstel indienen voor de klokkenluidersregeling.