De kosten van een barbecue in de aangifte loonheffingen

In de zomer kan het gezellig (en smakelijk) zijn om een barbecue te organiseren voor de werknemers. Wat de gevolgen van de barbecue en de rest van het feest zijn voor de aangifte loonheffingen, hangt af van de locatie van het feest.

In de zomer is het vaak perfect weer voor een gezellig personeelsfeest met barbecue. Wat de gevolgen van dit feest zijn voor de aangifte loonheffingen hangt af van de locatie van het feest: is het op de werkplek of op een externe locatie?

Normbedrag van toepassing bij barbecue op de werkplek

Als de barbecue plaatsvindt op de werkplek (dit kan bijvoorbeeld de kantine of kantoortuin zijn), geldt voor de consumpties en bijvoorbeeld een optreden van een artiest een nihilwaardering. Deze kosten vormen dus geen te belasten loon. Voor de maaltijden geldt een normbedrag van € 3,90 per werknemer of partner van de werknemer. De werkgever kan de € 3,90 tot het loon van de werknemer rekenen. Als de werknemer zijn partner meeneemt, gaat het om (€ 3,90 x 2) € 7,80. De werkgever kan het loon ook aanwijzen als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). Als er bijvoorbeeld 60 personen (werknemers en partners) op de barbecue zijn, kan de werkgever in totaal (€ 3,90 x 60 personen) € 234 aanwijzen als eindheffingsloon. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt hij over het meerdere 80% eindheffing. Er geldt geen gerichte vrijstelling.

Alle kosten barbecue op externe locatie zijn loon van werknemer

Bij een barbecue op een externe locatie zijn de kosten van het feest loon van de werknemer. De werkgever kan het loon wel als eindheffingsloon aanwijzen. Stel dat de kosten voor consumpties € 1.500 en het optreden van een artiest € 1.200 bedragen, dan betekent dit dat de consumpties en maaltijden voor 60 aanwezigen (€ 1.500/60) € 25 per werknemer of partner van de werknemer bedragen. Bij de kosten van de artiest gaat het om (€ 1.200/60) € 20. De werkgever kan dus in totaal € 45 tot het loon van de werknemer rekenen. Als de werknemer zijn partner meeneemt, gaat het om (€ 45 x 2) € 90.
De werkgever mag de € 45 (of € 90) ook aanwijzen als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte. In totaal kan de werkgever voor de barbecue op een externe locatie (€ 1.500 (consumpties) + € 1.200 (artiest)) € 2.700 aanwijzen als eindheffingsloon. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt de werkgever 80% eindheffing over het meerdere. Ook hier geldt geen gerichte vrijstelling.