De verschillende signalen van declaratiefraude

Interne fraude – diefstal van de directeur-grootaandeelhouder (dga) en bedrog door werknemers van een onderneming – kent verschillende vormen. Een veel voorkomende vorm van fraude van binnenuit is declaratiefraude. Welke signalen wijzen mogelijk op declaratiefraude?

Declaratiefraude kan een onderneming veel schade toebrengen. Een mogelijke verklaring daarvoor is dat de controle op ingeleverde declaraties (tool) vaak beperkt is. Voor werknemers van de financiële administratie is het van belang dat alle declaraties nauwkeurig onder de loep worden genomen. Van declaratiefraude kan sprake zijn als:

• gedeclareerde bonnen in het weekend gedateerd zijn of tijdens de vakantie van een werknemer;
• bonnen van tankstations aangeven dat de hoeveelheid getankte brandstof groter is dan de feitelijke inhoud van de brandstoftank;
• tankbonnen laten zien dat een werknemer diesel heeft getankt, terwijl zijn auto helemaal niet op diesel rijdt;
• tankbonnen handgeschreven zijn;
• bonnen met de hand zijn ‘verbeterd’ of als er in een ander handschrift iets is ‘bijgeschreven’;
• lunch- en dinerbonnen niet zijn gespecificeerd.

Rekeningen vergelijken met data van afspraken

Een voorbeeld van fraude met declaraties: heeft een werknemer veel bonnen van een onbekende onderneming gedeclareerd? Dan moet een werknemer van de financiële administratie zich gelijk afvragen of deze bonnen echt zijn of nagemaakt. Het komt in de praktijk ook wel eens voor dat werknemers een bonnenboekje van een bepaalde onderneming hebben weten te bemachtigen en daar geregeld een bedrag mee ‘declareren’. Door te kijken naar de bonnummers kan de fraude worden opgemerkt: lopen deze door, dan is dat een duidelijk signaal dat er iets mis is. Werknemers van de financiële administratie zouden ook van tijd tot tijd moeten controleren of gedeclareerde facturen kloppen met data van werkafspraken in de agenda van een werknemer.