Aandachtspunten bij digitale OR-verkiezingen

Nu veel werknemers gewend zijn om (gedeeltelijk) vanuit huis te werken, stappen veel ondernemingsraden over op digitale of hybride (deels analoog, deels digitaal) OR-verkiezingen. Het organiseren van digitale verkiezingen biedt voordelen, maar het vereist – zeker de eerste keer – ook extra aandacht.

Veel ondernemingsraden stappen over op digitale OR-verkiezingen, omdat online stemmen de nodige voordelen oplevert. Denk bijvoorbeeld aan:

• tijdwinst door automatisering van het verkiezingsproces;
• lagere kosten (een licentie voor een stemapplicatie is vaak goedkoper dan het laten drukken van stembiljetten, (laten) maken van stemhokjes en bemannen van het stemlokaal);
• hogere opkomst, omdat werknemers zelf bepalen waar en wanneer ze stemmen;
• het berekenen van de uitslag gaat sneller en is minder fout- en fraudegevoelig dan handmatig tellen.

Selecteren van geschikte verkiezingstool kost tijd

Als de OR overstapt op digitale verkiezingen, moet hij een aanbieder en verkiezingstool selecteren. Er zijn verschillende aanbieders van digitale stemapplicaties in de markt. De kosten en de kwaliteit verschillen per aanbieder en hangen mede af van de eventuele opties in het pakket, zoals het automatiseren van de kandidaatstelling, bezwaarprocedure of communicatie over de verkiezingen. De OR doet er daarom verstandig aan om ruim op tijd offertes aan te vragen, zodat hij in overleg met de bestuurder een weloverwogen keuze kan maken.

OR moet verwerkersovereenkomst sluiten met softwareleverancier

Voor het organiseren van OR-verkiezingen moet de OR gegevens van werknemers verwerken. De OR moet zich daarbij houden aan de privacy-regels van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit geldt ook voor de softwareleverancier en de partners waarmee de leverancier samenwerkt, bijvoorbeeld voor de opslag van gegevens. Het is belangrijk dat de OR met de softwareleverancier een verwerkersovereenkomst sluit (tool), waarin de afspraken over de verwerking van de persoonsgegevens worden vastgelegd: om welke persoonsgegevens het gaat, hoe, waar, hoe lang en met welk doel deze worden verwerkt en welke garanties de verwerker inbouwt om de veiligheid en privacy van de betrokkenen te waarborgen.

Anoniem stemmen bij digitale OR-verkiezingen

Een belangrijk aandachtspunt bij de verkiezingen, is dat het stemmen anoniem moet gebeuren. Bij digitale verkiezingen kan de OR dit realiseren door elke stemgerechtigde werknemer te voorzien van een unieke inlogcode, die bestaat uit een gebruikersnaam en wachtwoord. Daarmee kan de werknemer inloggen en zijn stem uitbrengen op de verkiezingssite. Het is dus geen optie om werknemers per e-mail hun ingevulde stembiljet te laten opsturen, want dan is de uitgebrachte stem niet anoniem. Daarnaast moet het programma registreren dat de werknemer heeft gestemd, en dus niet nogmaals kan stemmen.