Personeelshandboek vereist betrokkenheid OR

Nu veel organisaties overstappen op hybride werken, is het zinvol om het personeelshandboek te herzien. De bestuurder doet er verstandig aan het (nieuwe of gewijzigde) personeelsreglement eerst voor te leggen aan de ondernemingsraad (OR). Er zijn een aantal zaken waar de OR dan op moet letten.

Afspraken over de arbeidsvoorwaarden worden vastgelegd in de cao en de individuele arbeidsovereenkomst. Als aanvulling hierop kan de organisatie regels voor werknemers vastleggen in een personeelshandboek (artikel). Denk aan regels voor vakantie en verlof, informatie over de pensioenregeling en bijvoorbeeld gedragsregels. Een wijziging van het personeelshandboek kan belangrijke wettelijke gevolgen hebben voor de werknemers. De kans is dan ook groot dat de OR instemmingsrecht heeft als de bestuurder nieuwe regelingen aan het personeelshandboek wil toevoegen of bestaande regelingen wil wijzigen of intrekken (artikel 27 WOR). Bovendien zal er meer draagvlak voor het handboek zijn als de OR erachter staat. De bestuurder doet er daarom goed aan om de OR erbij te betrekken als hij een nieuw personeelshandboek wil invoeren of het bestaande reglement wil wijzigen, bijvoorbeeld omdat de organisatie overstapt op hybride werken of werknemers na de coronacrisis terugkeren naar kantoor (toolbox). 

Aandachtspunten OR bij invoering of wijziging personeelshandboek

De OR moet in ieder geval nagaan of er in het personeelshandboek gewijzigde regelingen staan waarbij de OR instemmingsrecht heeft. Daarnaast moet de OR erop letten dat de regels in lijn zijn met de huidige wet- en regelgeving en met de afspraken die zijn vastgelegd in de cao. Afwijken mag, maar alleen voor zover dit in het voordeel van de werknemers is. Is dat niet het geval, dan moet de OR de bestuurder hierop wijzen. De OR moet er ook op letten dat de bestuurder de werknemers informeert over het gewijzigde reglement en de gevolgen hiervan voor de werknemers. Ook is het van belang dat bij iedereen bekend is waar zij het reglement kunnen vinden en dat het reglement voor de hele achterban begrijpelijk opgesteld is.