Het belang van goede betalingsvoorwaarden

De betalingsvoorwaarden vormen een belangrijk onderdeel van de algemene voorwaarden van een onderneming. Ze geven aan hoe en wanneer klanten de factuur van een leverancier moeten betalen. Welke afspraken kunnen allemaal worden gemaakt als onderdeel van de betalingsvoorwaarden?

Een onderneming heeft minder grip op uitgaande dan op inkomende geldstromen. Om zich zoveel mogelijk te beschermen tegen ongewenst betalingsgedrag, bieden betalingsvoorwaarden (tool) uitkomst. Komt een klant de betalingsplicht niet na, dan kan een leverancier maatregelen treffen. Betalingsvoorwaarden zijn dus ook van belang voor het debiteurenbeheer van een onderneming.

Betalingstermijn en prijsstelling

Goede betalingsvoorwaarden bevatten in ieder geval afspraken over:

• de prijsstelling: is de afgesproken prijs exclusief of inclusief BTW, kwantumkortingen, et cetera?
• de betalingstermijn (bijvoorbeeld 14 of 30 dagen na levering of na factuurdatum);
• eventuele (gedeeltelijke) contante betaling of (gedeeltelijke) vooruitbetaling;
• boeteregeling bij te late betaling;
• de te nemen maatregelen bij achterstallige betaling;
• voorwaarden voor een leverancierskrediet;
• de incassomaatregelen die kunnen worden genomen;
• het tijdstip voor het treffen van incassomaatregelen;
• het al dan niet gewenst zijn van een bankgarantie;
• een eventueel leveringsvoorbehoud;
• bepaalde zekerheden die de klant stelt ten gunste van de leverancier ter overbrugging van de periode tussen levering en betaling;
• overmacht, wanneer de klant zich hierop kan beroepen en welke gevolgen dit heeft voor de overeenkomst.

Clausule over overmacht

Het is overigens ook mogelijk om in de algemene voorwaarden (artikel) een clausule op te nemen over overmacht (‘force majeure’) en de gevolgen die dit heeft voor de overeenkomst. Zo kan het bijvoorbeeld voorkomen dat een klant niet betaalt als gevolg van een pandemie, zoals regelmatig het geval was tijdens de recente coronapandemie.