Leveranciers opnemen in het bedrijfscontinuïteitsplan

In een bedrijfscontinuïteitsplan neemt elke organisatie eerst de eigen risico’s op. Hoe zit het met kritieke kennisposten binnen de organisatie, met voorraden, verzekeringen en dataveiligheid? Het staat buiten kijf dat deze onderwerpen beschreven moeten worden in zo’n plan. Een post die zeker ook geïdentificeerd moet worden is relatiebeheer. Want ook leveranciers kunnen cruciaal zijn voor de continuering van de organisatie.

Om de risico’s te spreiden, hebben de meeste organisaties graag meerdere klanten. Het voordeel hiervan is dan namelijk dat er nog steeds inkomsten binnen vloeien als één klant vertrekt. Bij leveranciers letten de meeste organisaties hier toch minder op. Dat is onterecht en risicovol. Het waarborgen van de continuïteit van de keten is namelijk ook essentieel voor de bedrijfscontinuìteit. Een organisatie kan meestal niet zonder grondstoffen, apparatuur en essentiële benodigdheden. Het is dan onmogelijk om de productie voort te zetten. Een pauze in het aanleveren van grondstoffen kan de activiteiten van de organisatie verstoren. Dit risico geldt bijvoorbeeld ook voor IT-leveranciers die de website hosten, of zorgen voor alle communicatielijnen waar aanvragen, serviceverzoeken en klachten binnenkomen.

Zorg voor back-upleveranciers

Organisaties zonder bestaande back-upleveranciers kunnen nadelen ondervinden als ze de hogere kosten tijdens een crisis moeten doorrekenen aan de klant. Daarnaast is het soms niet eens mogelijk om tijdens een crisis snel naar een andere leverancier te switchen. Denk aan de crisissituatie voor sommige organisaties die de coronapandemie veroorzaakte. Of het doorberekenen van prijzen nu de gas- en olieprijzen fors zijn toegenomen, Het is dus van belang om tijdens het opstellen van het plan voor uw afdeling alternatieven te zoeken voor de meest kritische processen.

Leg de leveranciersafspraken vast in een Service Level Agreement

Zodra u de impact van het uitvallen van deze klanten en leveranciers heeft geïdentificeerd, kunt u hier contractuele afspraken over maken in een Service Level Agreement (SLA) of zoeken naar alternatieve mogelijkheden. Een SLA bevat een omschrijving van de te leveren diensten en een overzicht van de rechten en plichten van de leverancier en de opdrachtgever. Het is belangrijk – maar zeker niet eenvoudig – om een goede SLA op te stellen (tool). Het is raadzaam om in een SLA op te nemen in welke situaties er sprake is van overmacht. Het kan immers altijd gebeuren dat een leverancier door bijzondere omstandigheden eenvoudigweg niet in staat kán zijn om zijn afspraken na te komen. Zorg dus dat in de SLA staat in welke omstandigheden er sprake is van overmacht én welk boetesysteem de organisatie hanteert.