OR-verslag moet openbaar zijn

Tijdens de overlegvergaderingen met de bestuurder heeft de OR vaak een notulist die de belangrijkste informatie uit het overleg vastlegt. Bij interne OR-vergaderingen wordt dit soms vergeten. Toch is het belangrijk om dit ook hier te doen.

De meeste ondernemingsraden hebben een vaste notulist die schriftelijk bijhoudt wat er in de OR-vergadering is besproken. Dit is handig, omdat alle OR-leden dan in het verslag kunnen nalezen wat er aan de orde is gekomen en welke acties ze moeten ondernemen. Bovendien is de bestuurder alleen verplicht om het loon door te betalen als er een verslag van de OR-vergadering wordt gepubliceerd (artikel 17, lid 3 WOR). Maar het maken van een verslag heeft nog een andere functie. Het biedt namelijk ook de kans aan de achterban om volledig op de hoogte te zijn van alle onderwerpen die in de OR-vergaderingen aan de orde zijn geweest.

OR hoeft niet volledige notulen aan achterban te verstrekken

De OR kan zelf kiezen in welke vorm hij het verslag giet. Wat de optimale vorm van het vergaderverslag is (artikel), hangt onder andere af van het doel van het verslag. In artikel 14 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) staat dat de achterban de mogelijkheid moet hebben om de verslagen van de vergaderingen te bekijken. Dit betekent niet dat de OR een uitgebreid verslag aan zijn achterban moet verstrekken. De OR kan ook een verslag op hoofdlijnen geven en daarnaast de mogelijkheid bieden om, bijvoorbeeld via intranet, het volledige verslag in te zien.

OR-verslag eerst voorleggen aan de bestuurder

De OR doet er verstandig aan om communicatie naar de achterban eerst te laten lezen door de bestuurder voordat hij de informatie aan de achterban verstrekt. Dit geldt ook voor vergaderverslagen. Als het goed is, staat er in het verslag geen informatie die nieuw is voor de bestuurder, maar misschien wil hij sommige dingen anders formuleren. Het is dan ook zaak dat de OR kort na de vergadering een verslag uitwerkt en ook met de bestuurder afspreekt dat hij hier binnen een redelijke termijn, bijvoorbeeld twee weken, naar kijkt. Mocht de bestuurder nog opmerkingen of suggesties hebben, dan kan de OR het verslag aanpassen en het verslag binnen enkele weken na de vergadering openbaar maken. Door de achterban goed op de hoogte te houden van zijn activiteiten, bouwt de OR regelmatige contactmomenten in met de achterban en houdt hij de achterban beter betrokken bij het OR-werk.