Wat moet in het OR-reglement staan?

Een ondernemingsraad (OR) is verplicht om een reglement op te stellen. In het OR-reglement legt de OR afspraken vast over onder meer zijn werkwijze en de OR-verkiezingen. Welke onderdelen moeten in ieder geval in het OR-reglement staan?

Het OR-reglement vormt de basis voor het functioneren van de ondernemingsraad. In het reglement legt de OR zijn werkwijze vast. Denk aan regels voor de verkiezingen, de samenstelling van de OR, de OR-vergaderingen of bijvoorbeeld OR-scholing. Sommige zaken mogen niet ontbreken in het OR-reglement, andere zijn optioneel. Welke zaken in het OR-reglement thuishoren, volgt uit de Wet op de ondernemingsraden (WOR).

De werkwijze van de OR

Volgens artikel 14 WOR moet de OR in ieder geval een aantal huishoudelijke zaken over zijn werkwijze vastleggen in zijn reglement. Denk aan:

• wanneer de OR bijeenkomt en hoe de OR bijeengeroepen wordt;
• het aantal OR-leden dat minimaal aanwezig moet zijn bij een vergadering (quorum);
• hoe de OR besluiten neemt (bijvoorbeeld wanneer een meerderheid doorslaggevend is);
• hoe het OR-secretariaat werkt;
• hoe en wanneer de OR-secretaris de agenda voor de OR-vergaderingen opstelt en bekendmaakt;
• wanneer de OR-secretaris de verslagen van de vergaderingen en de jaarverslagen bekendmaakt.

Het organiseren van OR-verkiezingen

Ook moet het OR-reglement staan hoe de OR-verkiezingen verlopen (artikel 10 WOR). Het gaat om regels voor:

• de kandidaatstelling;
• de inrichting van de verkiezingen;
• de vaststelling van de verkiezingsuitslag;
• de vervulling van tussentijdse vacatures in de OR.

Verder schrijft artikel 9, lid 4 WOR voor dat de OR in zijn reglement voorzieningen moet treffen om ervoor te zorgen dat de verschillende groepen werknemers in de organisatie zo veel mogelijk in de OR vertegenwoordigd zijn. De OR kan hier bijvoorbeeld met zijn kiesstelsel voor de OR-verkiezingen (infographic) invulling aan geven.

Geen aanvullende bepalingen? Dan geldt de WOR

Naast regels voor de werkwijze van de OR en de verkiezingen, kan de OR nog aanvullende afspraken opnemen in zijn reglement, zoals bepalingen over de samenstelling van de OR (artikel 6 WOR) of de zittingsduur van de OR-leden (artikel 12 WOR). Dit is echter niet verplicht. Als de OR in het OR-reglement hierover niets regelt, gelden de wettelijke bepalingen volgens de WOR. Als de OR wil afwijken van de wettelijke bepalingen, moet hij dit in zijn reglement vastleggen. Voor het overige moet de OR afwegen wat hij concreet wil vastleggen. Dit kan namelijk ook ten koste gaan van de flexibiliteit van de OR.

Wijzigingen in OR-reglement gaan in bij nieuwe zittingsperiode

De OR doet er verstandig aan om regelmatig te beoordelen of het OR-reglement nog wel de juiste keuzes bevat (artikel). De OR mag het reglement te allen tijden aanpassen als dat nodig of wenselijk is. Eventuele wijzigingen in het reglement met betrekking tot de verkiezingen of de samenstelling en omvang van de OR gaan echter pas in bij de volgende zittingsperiode (dus ná de verkiezingen). De OR moet op een aantal zaken letten bij het wijzigen van het OR-reglement. Zo is de OR verplicht om voorgenomen wijzigingen in het reglement eerst voor te leggen aan de bestuurder. De OR kan dan rekening houden met zijn eventuele bezwaren voordat hij het reglement wijzigt.