Functiescheiding kan fraude van werknemers voorkomen

Organisaties blijken vaak kwetsbaar te zijn voor fraude door werknemers. Dat kan grote financiële gevolgen hebben. Fraude door werknemers kan onder meer worden voorkomen door een goede functiescheiding.

Er zijn verschillende manieren om aan fraudepreventie (artikel) te doen. Een belangrijke preventiemaatregel die in de praktijk veel kan opleveren, is het aanpassen van de organisatiestructuur. En dan vooral door functiescheiding door te voeren. Dit betekent bijvoorbeeld dat niet één werknemer verantwoordelijk is voor fraudegevoeldige werkzaamheden in de organisatie (zoals de financiën), maar dat hiervoor meerdere medewerkers worden aangesteld. Deze werknemers kunnen informatie uitwisselen, maar elkaar ook controleren. Zo wordt niet alleen de kans op fouten kleiner, de gelegenheid om te frauderen neemt ook af als er meer ogen meekijken.

Verschillende afdelingen verantwoordelijk

Als er tegengestelde belangen zijn tussen werknemers, is de uitgevoerde controle het betrouwbaarst. Het kan dus zinvol zijn om bij fraudegevoelige werkzaamheden medewerkers van verschillende afdelingen verantwoordelijk te maken. Laat de inkoopadministratie en de goederenadministratie bijvoorbeeld door verschillende werknemers beheren. De geregistreerde inkopen en voorraadontvangsten (tool) zijn zo eenvoudig op betrouwbaarheid te controleren door ze naast elkaar te leggen.