Juiste verwerking nabetaling in aangifte loonheffingen

Door een nieuwe collectieve arbeidsovereenkomst, achteraf toegekende pensioenen of individuele loonsverhogingen kan er sprake zijn van een nabetaling aan de werknemer. Het is van belang dat de werkgever de betalingen die hij doet in een later tijdvak dan waarop het loon betrekking heeft, op de juiste manier verwerkt in de aangifte loonheffingen.

Als een werkgever een nabetaling doet, moet hij dat loon volgens de hoofdregel in de aangifte loonheffingen aangeven in het tijdvak waarin de werknemer het loon geniet. Dit is de ‘loon-in-systematiek’. Voor het berekenen van de loonbelasting/premie volksverzekeringen gebruikt de werkgever dan de loonbelastingtabellen die gelden op het moment waarop hij de loonbelasting/premie volksverzekeringen inhoudt. Onder voorwaarden (zie hierna) mag de werkgever de ‘loon-over-systematiek’ gebruiken. In dat geval geeft hij die nabetaling aan in het tijdvak waarop de nabetaling betrekking heeft. Forum Salaris, een online platform van de Belastingdienst, heeft een handreiking over nabetalingen gepubliceerd. 

Nabetaling over vorige kalenderjaren

Als de nabetaling betrekking heeft op een tijdvak van het vorige kalenderjaar of eerder, moet de werkgever die betaling altijd volgens de hoofdregel behandelen, dus als loon van het tijdvak waarin hij het loon uitbetaalt (de loon-in-systematiek). Dit moet ook als hij de loon-over-systematiek toepast. Hierbij geldt een uitzondering. Als het in de organisatie gebruikelijk is dat in januari loon wordt uitbetaald over loontijdvakken van het vorige jaar, mag de werkgever afwijken van de hoofdregel en dat loon nog in de laatste aangifte van het vorige jaar aangeven. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om ‘gewoon’ loon van december, om overwerkloon of om kostenvergoedingen die door nacalculatie alsnog loon zijn. 

Voorwaarden loon-over-systematiek

Als de werkgever de loon-over-systematiek toepast, wordt het loon geacht te zijn genoten in het loontijdvak waarop het loon betrekking heeft. Dat is het tijdvak waarover de werknemer het loon verdiend heeft. De werkgever mag de loon-over-systematiek gebruiken als hij voldoet aan de volgende voorwaarden:

• De nabetaling heeft betrekking op een eerder tijdvak in hetzelfde kalenderjaar.
• Het was voor de werkgever ook in voorgaande jaren gebruikelijk om nabetalingen aan te geven in het tijdvak waarop deze betrekking hebben.
• De werkgever verwerkt alle nabetalingen in het kalenderjaar voor al zijn werknemers op dezelfde manier, namelijk in het tijdvak waarop deze betrekking hebben.
• Als hij een nabetaling verwerkt in een tijdvak waarvoor hij al aangifte heeft gedaan, corrigeert hij deze aangifte. Hij verzendt de correctie tegelijk met de aangifte over het tijdvak waarin hij de nabetaling doet.