Adviezen voor afhandeling klachten over aanbestedingen

De overheid probeert de procedures rondom aanbestedingen te verbeteren. Eén van de aandachtspunten daarbij is de afhandeling van klachten. Inmiddels is er een handreiking met adviezen over het opzetten van een onafhankelijk klachtenloket, die ondernemers dus ook warm onder de aandacht kunnen brengen bij de lokale politiek.

Vandaag zijn de stembussen geopend voor de gemeenteraadsverkiezingen. Eén van de terreinen waar ondernemers te maken hebben met de gemeente zijn aanbestedingen. Ook de lokale overheid koopt allerlei producten en diensten in en dus valt daar voor het bedrijfsleven ook wat te halen.

Aanbestedingsprocedure opgeschort bij klacht

In totaal kopen overheden jaarlijks voor zo’n € 87 miljard aan producten en diensten in, van blocnotes tot bruggen. Maar die procedures verlopen niet altijd even soepel. Met name het mkb klaagt er al langer over dat aanbestedende diensten van onder meer gemeentes de opdrachten in aanbestedingen veel te veel combineren. Daardoor is het voor kleinere ondernemers moeilijker om mee te dingen naar de opdracht.
Om te zorgen dat ondernemers en aanbestedende diensten elkaar beter gaan verstaan loopt er al langer een verbetertraject. Het is ook de bedoeling om een aantal verbeteringen via de wet af te dwingen. Zo zou de aanbestedingsprocedure straks opgeschort moeten worden zodra er een klacht binnenkomt van een ondernemer. Ook moeten aanbesteders meer uitleg geven over waarom zij de opdracht aan een bepaalde inschrijver hebben gegund.

Uitgangspunten voor afhandeling klachten

Verder schrijft de wet straks voor dat bijvoorbeeld gemeenten een onafhankelijk klachtenloket voor aanbestedingen moeten hebben. Daar kunnen ondernemers zich melden die het niet eens zijn met het verloop van de procedure. Om aanbestedende diensten hierop voor te bereiden heeft het ministerie van Economische Zaken nu een handreiking opgesteld met adviezen. In het document (pdf) staan uitgangspunten voor het afhandelen van klachten. Zo moet de klachtenprocedure eenvoudig zijn en moeten ‘onnodig belemmerende vormvoorschriften’ achterwege blijven. Een ander uitgangspunt is dat de aanbestedende dienst het advies van het klachtenloket overneemt.
Een maximale tijdspanne voor de afhandeling geeft de handreiking niet, behalve dat de klacht ‘tijdig’ moet worden afgehandeld. Net zoals van ondernemers wordt verwacht dat zij ook ‘tijdig’ hun klacht indienen en een pro-actieve houding aannemen.