Let op bij thuiswerkvergoeding en vast klantbezoek

Als een werknemer op een thuiswerkdag een klant bezoekt, kan de werkgever voor zowel de thuiswerkvergoeding als reiskostenvergoeding een gerichte vrijstelling toepassen. Samenloop is mogelijk. Het wordt anders als de werknemer deze klant minimaal 40 dagen per jaar bezoekt.

Op Forum Salaris – een online platform van de Belastingdienst (account nodig) – zette de Belastingdienst vragen en antwoorden op een rij die zijn gesteld tijdens het Ondersteuning softwareontwikkelaars (OSWO) jaarcongres 2021 van de Belastingdienst. Eén van de vragen gaat over de vaste werkplek. 

Vaste plaats van werkzaamheden bij minimaal 40 dagen

De per 2022 geïntroduceerde gerichte vrijstelling in de werkkostenregeling (WKR) voor de vergoeding van thuiswerkkosten (infographic) kan meestal niet samengaan met de gerichte vrijstelling voor reiskosten. Een onderneming moet een keuze maken voor een werkdag waarop de werknemer zowel (deels) thuiswerkt als zakelijk naar een vaste plaats van werkzaamheden reist: een zogenoemde ‘gemengde werkdag’ (vraag en antwoord). 

Thuiswerk- en reiskostenvergoeding bij klantbezoek

Meestal is er niets aan de hand bij het bezoek van een klant op een thuiswerkdag. In dat geval kan de werkgever – naast de gericht vrijgestelde thuiswerkvergoeding - ook de reiskosten van het eigen of openbaar vervoer gericht vrijgesteld vergoeden. Maar als het gaat om een vast klantbezoek dat regelmatig plaatsvindt, kan er sprake zijn van een vaste plaats van werkzaamheden. Dat is het geval als de werknemer meer dan 40 dagen per kalenderjaar naar die klant reist. De thuiswerkdag waarop naar de vaste klant wordt gereisd, geldt hierdoor als ‘gemende werkdag’. Dat betekent dat de werkgever een keuze moet maken, omdat hij dan alleen de gerichte vrijstelling voor vergoeding voor de thuiswerkkosten óf voor de reiskosten kan benutten. 

Correctie in de aangifte loonheffingen bij 40 dagen of meer

Soms kan een werkgever vooraf niet bepalen hoeveel dagen een werknemer naar een klant zal reizen in een kalenderjaar. Als de werkgever aanneemt dat de werknemer minder dan 40 keer de klant gaat bezoeken, ontvangt de werknemer een thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding. Als achteraf blijkt dat hij de klant toch vaker dan 40 keer bezocht heeft, moet de werkgever de vergoedingen corrigeren in de aangifte loonheffingen. In dat geval kan hij achteraf maar op één van beide vergoedingen de gerichte vrijstelling toepassen.