Tips voor het communicatieplan van de OR

In de relatief rustige zomerperiode heeft de ondernemingsraad (OR) mogelijk de gelegenheid om eens goed na te denken over de communicatie van de OR binnen de organisatie. Een communicatieplan kan de OR helpen om de communicatie naar zowel de achterban als andere betrokken partijen goed en gestructureerd vorm te geven.

Een communicatieplan (tool) opstellen is erg nuttig voor de OR, omdat het de raad dwingt om stil te staan bij de vraag wat de doelen, middelen, wensen, plannen en mogelijkheden op het gebied van OR-communicatie zijn. Zo’n communicatieplan hoeft geen heel boekwerk te zijn; dat kan ook heel eenvoudig op één A4-tje. Wel is het handig als het plan een aantal elementen bevat.

Vaste elementen in het communicatieplan van de OR

Een communicatieplan van de OR kan de onderstaande elementen bevatten:

• Doelen: specifieke doelen, eventueel voor een bepaalde periode, die de OR centraal wil stellen, bijvoorbeeld een reorganisatie of de werkdruk. Op basis van deze doelen leidt de OR ook de doelen voor de communicatie daarover af: informeren, raadplegen of mobiliseren.
• Doelgroepen: de OR heeft met diverse partijen te maken. Dat verschilt van bestuurder en bijvoorbeeld de arboprofessional of de HR-afdeling tot de achterban, maar mogelijk ook externe adviseurs, vakbonden of de centrale ondernemingsraad (COR). Bovendien kan ook de achterban uit verschillende subgroepen bestaan waarop de OR de communicatie specifiek wil afstemmen (leidinggevenden, bepaalde afdelingen, verschillende locaties enz.).
• Kernboodschappen: de OR kan niet alle boodschappen vooraf bedenken, die zijn ook afhankelijk van de situatie en de resultaten van projecten op het moment zelf. Wel kan de OR alvast bedenken wat de raad over het algemeen wil uitstralen in de communicatie en daar richtlijnen voor bepalen. Is het bijvoorbeeld: ‘Het OR-werk is boeiend en belangrijk’ of ‘De OR is betrokken en staan open voor alle suggesties en ideeën’?
• Onderwerpen: zijn er vaste onderwerpen die de OR onder de aandacht wil brengen? Denk aan OR-verkiezingen. Het is slim om dit vooraf op te nemen in de planning. Dat verkleint de kans dat ze ondergesneeuwd raken in alle andere zaken die aandacht verdienen.
• Middelen en momenten: welke kanalen gebruikt de OR op welk moment voor welke boodschap, voor welke doelgroep? De OR heeft diverse communicatiemiddelen (infographic). De mogelijkheden zijn bijna eindeloos: een nieuwsbrief, een korte mededeling per mail, een bericht in het personeelsblad of het algemene mededelingenbord, poster of flyers, een activiteit of bijeenkomst enz.
• Budget: de eventuele kosten die de communicatie met zich meebrengt. Past dat in het budget van de OR, is daarover overleg met de bestuurder nodig?
• Taakverdeling en planning: welk OR-lid is verantwoordelijk voor het communicatieplan, wie werkt eraan mee en levert input, wanneer maakt de OR het conceptplan definitief en wie actualiseert het?