Efficiëntere financiële administratie met e-facturatie

Organisaties kunnen ervoor kiezen om in het nieuwe jaar aan de slag te gaan met e-factureren. E-factureren neemt u namelijk veel handmatige taken uit handen. Dit levert uw organisatie veel voordelen op: het is sneller, makkelijker en een stuk goedkoper. Ook de overheid stimuleert e-facturatie steeds sterker. E-factureren kan op diverse manieren en uw organisatie kan gebruikmaken van verschillende factuurmodellen.

Bij e-factureren gaat het om het elektronisch verzenden, ontvangen en verwerken van een factuur. Een e-factuur wordt vaak ten onrechte verward met een e-mail met daarin een factuur in pdf of Word. Dat is weliswaar een digitale factuur, maar daardoor is het nog geen e-factuur. Een e-factuur (infographic) kan automatisch worden ingelezen en verwerkt door het facturatieprogramma van de ontvanger. Met een factuur in pdf of Word lukt dat niet. Het is aan te bevelen om geregeld na te gaan op welke manier u de financiële administratie van uw organisatie efficiënter kunt inrichten. Daar hoort mogelijk een overstap bij elektronisch factureren. Dat kan goedkoper zijn. Bovendien vermindert het de kans op fouten. U kunt daarbij kiezen uit een aantal factuurmodellen.

Keuze factuurmodel afhankelijk van andere partijen

De keuze voor een factuurmodel is afhankelijk van het aantal leveranciers en klanten van wie de al den niet elektronische facturen (tool)  verwerkt moeten worden, de mate waarin koper en verkoper het factureren geautomatiseerd laten verlopen en of er gebruik gemaakt wordt van een derde partij zoals een Billing Service Provider (BSP). In een notendop zijn er vijf verschillende factuurmodellen voor e-factureren (tool):

• direct processing model: model waarbij factuurgegevens worden uitgewisseld met behulp van een directe koppeling tussen koper en leverancier;
• buyer direct model:  model waarbij de leveranciers hun facturen aanmaken dan wel afleveren in het systeem van de koper, in het de door koper gewenste formaat;
• consolidator model: dit is een vorm van uitbesteden, koper en verkoper wisselen factuurgegevens uit via een tussenliggend platform. Dit platform wordt meestal beschikbaar gesteld door een Billing Service Provider (BSP);
• seller direct model: één verkoper factureert elektronisch aan veel klanten. De klanten loggen in op de website van de leverancier om de facturen in te zien en soms ook te betalen. Deze vorm wordt veel toegepast door leveranciers die online diensten aanbieden;
• self-billing model: bij het self-billing model (e-learning) vindt plaats vanuit het perspectief van de koper. De koper stuurt zijn eigen inkoopfactuur aan de verzender (leverancier), op basis van wat hij heeft besteld en ontvangen.                   

Bewaarplicht van e-facturen

Voor alle facturen die u verstuurt of ontvangt, bestaat een bewaarplicht. U bewaart de facturen in uw administratie in de vorm waarin u ze heeft verstuurd of ontvangen. E-facturen drukt u dus niet af, maar slaat u digitaal op.