Goed voorbereid het jaar afsluiten

De jaarafsluiting is een klus die veel aandacht vraagt. Zo moeten alle financiële overzichten op tijd beschikbaar zijn om een goed financieel rapport te kunnen leveren en is zorgvuldigheid van essentieel belang. Welke voorbereidingen kunnen allemaal worden getroffen voor een goede en vlotte jaarafsluiting?

Menig ondernemer doet er goed aan om van tevoren een checklist te maken van wat er allemaal moet gebeuren. De te ondernemen acties moeten een voor een worden uitgevoerd om zo de financiële administratie goed af te sluiten. De jaarafsluiting begint bij een terugblik op het verleden. Veel ondernemers zijn in voorgaande jaren bij de jaarafsluiting tegen bepaalde problemen aangelopen die destijds veel energie en tijd hebben gekost. Wellicht heeft de accountant in de managementletter over het vorige boekjaar een aantal aanbevelingen gedaan. Het is handig om deze aanbevelingen eerst door te voeren in de administratie van het huidige boekjaar vóórdat wordt begonnen met de afsluiting.

Afspraken met accountant en werknemers

Een ondernemer moet heldere afspraken maken met de accountant, maar ook met werknemers. Het is namelijk van groot belang dat alle betrokkenen precies weten wie er verantwoordelijk is voor het aanleveren van de benodigde gegevens. Voor de meeste informatie is een ondernemer namelijk afhankelijk van anderen. Het vraagt de nodige aandacht om ervoor te zorgen dat de ondernemer op het juiste moment over alle benodigde stukken beschikt. Wordt de informatie niet op tijd aangeleverd, dan loopt het proces van de jaarafsluiting vertraging op. 
Uiteraard worden alle relevante cijfers uiteindelijk opgenomen in de jaarrekening. Bij een enkelvoudige jaarrekening (tool) moet altijd rekening worden gehouden met de volgende verplichte onderdelen:

• de balans;
• de winst-en-verliesrekening;
• de toelichting op de balans en de winst-en-verliesrekening;
• de overige gegevens.

Wat deze onderdelen allemaal inhouden en wat er nog meer komt kijken bij een jaarafsluiting leest u in dit verdiepingsartikel.