Verklaring geen privégebruik auto komt later, wat nu?

Wat zijn de gevolgen voor de bijtelling als een werknemer een auto van de zaak ter beschikking krijgt en pas op een later moment de Verklaring geen privégebruik auto overhandigt? Wanneer moet de werkgever de bijtelling voor privégebruik toepassen?

Forum Salaris, een online platform van de Belastingdienst, gaf onlangs uitleg en een praktisch voorbeeld. Een werkgever kan zijn werknemer een auto van de zaak ter beschikking stellen. Als de werknemer de auto ook voor privédoeleinden mag of kan gebruiken, geldt een bijzondere regeling voor het privégebruik: de bijtelling (tool). De werkgever mag de bijtelling voor het privégebruik van de auto achterwege laten als de werknemer op kalenderjaarbasis maximaal 500 kilometer privé rijdt. Dat geldt in de volgende situaties:

• De werkgever beschikt over een sluitende rittenregistratie waaruit blijkt dat de werknemer niet meer dan 500 privékilometers rijdt.
• De werkgever kan met een ander soort bewijs aantonen dat de werknemer niet meer dan 500 privékilometers rijdt.
• De werkgever heet een kopie van de Verklaring geen privégebruik auto van de werknemer. 

Privégebruik auto van de zaak omrekenen naar kalenderjaar

Tot het moment dat de werkgever een kopie van de Verklaring geen privégebruik auto (tool) ontvangt, moet hij per maand vaststellen of de werknemer – omgerekend naar een kalenderjaar – meer dan 500 kilometer privé zou rijden met de auto van de zaak. Na ontvangst van de verklaring mag de werkgever de bijtelling achterwege laten vanaf het eerste loontijdvak waarover hij het loon nog moet berekenen. Forum Salaris gaf een voorbeeld. Een werknemer krijgt op 1 maart een auto van de zaak ter beschikking en spreekt af dat hij een Verklaring geen privégebruik auto gaat aanvragen. Totdat de werkgever een kopie hiervan heeft ontvangen, moet hij per loontijdvak beoordelen of de bijtelling van toepassing is. Als de werknemer omgerekend naar een kalenderjaar meer dan 500 kilometer privé rijdt, moet hij de bijtelling toepassen. De werknemer heeft de auto tien maanden ter beschikking. In dit jaar moet hij dan 416 kilometer of minder rijden om onder de bijtelling uit te komen (10/12 x 500 = 416). 

Eerste maanden zonder Verklaring geen privégebruik auto

Stel dat de werkgever in maart nog geen Verklaring geen privégebruik auto heeft overlegd en volgens zijn rittenregistratie 65 kilometer privé reed. Op kalenderjaarbasis is dit 10 x 65 = 650 kilometer. Dit is meer dan 416 kilometer, dus moet de werkgever bijtellen. In april is er nog steeds geen verklaring en rijdt de werknemer 55 kilometer privé. Over twee maanden heeft hij in totaal 120 privékilometers gereden: gemiddeld 60 kilometer per maand. Op kalenderjaarbasis is dit 10 x 60 = 600 kilometer. Dit is meer dan 416, dus is de bijtelling van toepassing. 

Werknemer levert Verklaring geen privégebruik auto in

Vervolgens overhandigt de werknemer op 3 mei een kopie van de Verklaring geen privégebruik auto. Maar als de werkgever het loon over mei moet vaststellen, heeft hij geen rittenregistratie over die maand ontvangen. Met de verklaring mag hij de bijtelling achterwege laten, tenzij hij weet dat de werknemer op jaarbasis meer dan 416 kilometer zou rijden. Omdat hij bij het vaststellen van het loon niet weet hoeveel privékilometer de werknemer in mei reed, mag hij de bijtelling bepalen op wat hij wél weet. In totaal zijn 120 privékilometers gereden. Over drie maanden is dat 40 kilometer per maand. Op kalenderjaarbasis is dit 400, dus minder dan 416 kilometer. De werkgever mag de bijtelling achterwege laten.