Afspraken maken over communiceren op afstand

Nu iedereen die thuis kan werken ook zo veel mogelijk weer thuiswerkt, kan het verstandig zijn om de afspraken over de interne communicatie weer eens onder de loep te nemen. Dit voorkomt ruis en scheve gezichten.

Het is een dubbel gevoel en veel thuiswerkende werknemers zullen het herkennen: aan de ene kant het gevoel minder op de hoogte te zijn van alles wat er binnen de organisatie speelt, en aan de andere kant het gevoel overspoeld te worden door e-mails met informatie en verzoeken. Het is allebei logisch. De informele praatjes in de wandelgangen en bij het koffieapparaat zijn thuis natuurlijk afwezig. Ook signalen over wat er binnen de organisatie speelt – in de kantoortuin niet te missen – schitteren thuis door afwezigheid. Thuiswerkers zijn netto dus minder op de hoogte. Tegelijkertijd zijn zij na anderhalf jaar thuiswerken gewend aan geconcentreerd doorwerken zonder al te veel afleiding. Elke mail en ieder verzoek voelt thuis dan ook meer als een onderbreking van het werk dan op kantoor. 

Vragen over de interne communicatie

Leidinggevenden doen er dan ook verstandig aan om met hun teams (nieuwe) afspraken te maken over de interne communicatie, zeker zo lang de thuiswerksituatie voortduurt. Vragen die hierbij aan bod kunnen komen zijn:

• Over welke onderwerpen wil men sowieso geïnformeerd worden?
• Bij welke onderwerpen vindt het team dit niet nodig?
• Wil het team ontwikkelingen zo snel mogelijk horen, of kan het ook wat later, bijvoorbeeld in de notulen (e-learning)?
• Ligt het initiatief tot informatieverstrekking altijd bij de leidinggevende, of kunnen werknemers ook proactief vragen wat de stand van zaken is?
• Hoe kan men binnen het team de communicatie verbeteren, zodat er geen ruis ontstaat?

Organisatiebrede communicatie-audit

Wil een organisatie dit bedrijfsbreed aanpakken, dan is een interne communicatie-audit (tool) ook een optie. Dit brengt patronen aan het licht waar de directie ook echt iets mee moet. Het kan wel zo zijn dat het de dynamiek binnen een specifiek(e) afdeling of team minder goed in kaart brengt. Afspraken op teamniveau kunnen dan alsnog nodig zijn.