Aandacht voor álle fasen in ontwikkeling van teams

Overal waar groepen mensen samenwerken om een gezamenlijk doel te realiseren, is er coördinatie, afstemming en communicatie nodig. Sommige aspecten van de ontwikkeling van teams blijven echter vaak onderbelicht.

Voor het maken van afspraken over hoe een team ingericht moet worden, bestaan verschillende managementtheorieën die de tijd goed hebben doorstaan. Denk bijvoorbeeld aan de vijf fasen van de ontwikkeling van teams van Tuckman: formeren, stormen, normaliseren, presteren en opheffen. Het blijft een goed fundament om groepen mensen effectief te laten samenwerken (artikel). Voor de eerste en laatste fase is echter vaak te weinig aandacht om tot optimaal presterende teams te komen. Bij het formeren van een team moeten niet alleen functies beschreven zijn, maar vooral ook wie welke rol pakt in de groep, wat de verwachtingen zijn, hoe er samengewerkt, gecommuniceerd en gemotiveerd wordt en hoe er wordt omgegaan met meningsverschillen. Pas als het team hier goed doorheen is gekomen (en daarbij kan het best wel eens stormen), kan een groep werknemers echt gaan presteren.

Carrousel met teamrollen komt op gang

De andere valkuil is vaak de laatste fase, die niet wordt herkend of erkend door de groep. Als er iets in een team verandert, moet men afscheid nemen van de huidige manier van samenwerken en daar nieuwe afspraken over maken. Het meest simpele voorbeeld is als er een werknemer vertrekt (tool). Niet alleen harde taken die bij de functie horen, moeten dan door anderen worden overgenomen; ook de rol(len) die de werknemer in het team voor zijn rekening nam, moet(en) worden overgenomen. Vaak is overnemen nog niet eens voldoende; er komt een hele carrousel op gang waarin de rollen op een andere manier bij de meest geschikte werknemer terechtkomen.

Nieuwe levensfase

Dit zou ook moeten gebeuren als er een werknemer in het team bijkomt. Ook dan neemt men namelijk afscheid van een oude situatie en begint een nieuwe. Dat geldt bijvoorbeeld eveneens als een werknemer in een andere levensfase komt, zoals kersverse ouders (tools) die waarschijnlijk minder energie en/of andere prioriteiten hebben. Alles wat er in een team gebeurt, leidt ertoe dat de fases opnieuw moeten worden doorlopen. Bij kleine veranderingen zal dit minder tijd kosten dan bij grote veranderingen, maar het heeft veel nadelige gevolgen als leidinggevenden hier geen aandacht aan geven.