Kosten van het deponeren van algemene voorwaarden

Bij sommige organisaties bestaat de indruk dat het verplicht is om de algemene voorwaarden te deponeren bij de Kamer van Koophandel (KvK) of de rechtbank. Dat is niet juist: deponeren hoeft niet. Bovendien zijn er kosten verbonden aan het deponeren bij deze instanties.

Het deponeren van je algemene voorwaarden bij de KvK of rechtbank is dus niet verplicht, maar heeft wel een bewijsfunctie, bijvoorbeeld dat je niet tussentijds de voorwaarden hebt veranderd. Voor het deponeren van je algemene voorwaarden bij de KvK betaal je € 21,70 per document per kalenderjaar (zie het tarievenoverzicht). Ieder document telt als een aparte deponering. Als je bijvoorbeeld je algemene inkoopvoorwaarden en algemene verkoopvoorwaarden in het Nederlands en Engels deponeert, betaal je dus in totaal voor vier deponeringen. Voor het deponeren van algemene voorwaarden bij de rechtbank betaal je € 135 griffierecht. Na registratie ontvang je een depotnummer waarmee de algemene voorwaarden op te vragen zijn. Voor het opvragen van de algemene voorwaarden worden geen kosten berekend.

Ter hand stellen van algemene voorwaarden wel verplicht

Vereist een organisatie dat algemene voorwaarden onderdeel gaan uitmaken van een overeenkomst met een wederpartij, moeten ze op de juiste manier van toepassing worden verklaard. Dat moet al vóór het sluiten van de overeenkomst. Daarbij is het niet genoeg om te verwijzen naar de algemene voorwaarden (infographic) op de opdrachtbevestiging of factuur. De regels over aanbod en aanvaarding maken dat noodzakelijk. Je organisatie moet de voorwaarden voor of tijdens het sluiten van de overeenkomst daadwerkelijk ter hand stelt aan de contractpartij. Doe je dat niet, dan kan de andere partij mogelijk bedingen uit je algemene voorwaarden vernietigen. Jouw wederpartij is dan niet daaraan gebonden.

Zorg dat je kunt bewijzen dat je de algemene voorwaarden hebt overhandigd

Zorg er altijd voor dat je kunt aantonen dat je de voorwaarden ter hand hebt gesteld. Als de andere partij beweert jouw algemene voorwaarden niet of niet op het juiste moment te hebben ontvangen, moet jij bewijzen dat je deze wel op de juiste manier hebt uitgereikt. Er bestaat wel een uitzondering. Sommige organisaties hebben algemene voorwaarden die zo groot of lang zijn, dat ze niet met goed fatsoen fysiek te overhandigen zijn. Die mogen volstaan met een verwijzing naar hun algemene voorwaarden.