Cafetariaregeling en noodzakelijkheidscriterium

Voor gereedschappen, computers, mobiele telecommunicatiemiddelen en dergelijke apparatuur die voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium, geldt een gerichte vrijstelling. Als de werknemer gebruik maakt van een cafetariaregeling, kan de gerichte vrijstelling in bepaalde gevallen toch van toepassing zijn.

Voor noodzakelijke voorzieningen, zoals gereedschappen, computers en mobiele communicatiemiddelen, geldt een gerichte vrijstelling in de werkkostenregeling. Daarvoor gelden de volgende voorwaarden:

• De voorziening is naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking (noodzakelijkheidscriterium).
• De werknemer moet de voorziening teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan de werkgever betalen als de werknemer deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking.
• De voorziening maakt geen onderdeel uit van een cafetariaregeling (artikel).

Bij een cafetariaregeling ruilt een werknemer een noodzakelijke voorziening volledig of gedeeltelijk uit met het brutoloon. De kosten komen dan ten laste van de werknemer, en niet van de werkgever. Maar in bepaalde gevallen kan de gerichte vrijstelling ook dan van toepassing zijn. Dat schrijft de Belastingdienst op zijn online platform Forum Salaris (account nodig).

Gerichte vrijstelling bij uitruil van meerprijs voorziening

Kiest de werknemer voor een duurdere uitvoering van een noodzakelijke voorziening en wordt alleen de meerprijs uitgeruild met het brutoloon? Dan mag een werkgever de gerichte vrijstelling wel toepassen. Hiervoor moet de werkgever de vergoeding wel aanwijzen als eindheffingsloon. Ook is de uitruil voor de meerprijs alleen onbelast als er nog vrije ruimte is. De gerichte vrijstelling voor de noodzakelijke voorziening is niet van toepassing op de meerprijs.

Bij eigen bijdrage is ook gerichte vrijstelling mogelijk

Eerder dit jaar liet de Belastingdienst in de tweede versie van het Handboek Loonheffingen 2021 (tool) weten dat het zijn standpunt gewijzigd heeft ten aanzien van de eigen bijdrage voor het noodzakelijkheidscriterium. Het nieuwe standpunt houdt in dat werkgevers de gerichte vrijstelling voor noodzakelijke voorzieningen nu ook kunnen toepassen als een werknemer een eigen bijdrage voor privégebruik verschuldigd is.