OR-kosten niet automatisch voor rekening bestuurder

De kosten die de ondernemingsraad (OR) moet maken om zijn taken uit te voeren, zijn in principe voor rekening van de onderneming. Dit geeft de OR niet de vrije hand. De OR moet de bestuurder soms vooraf informeren of om toestemming vragen.

Volgens artikel 22 WOR komen alle kosten die de OR en zijn commissies redelijkerwijs moeten maken om hun taken te kunnen uitvoeren voor rekening van de ondernemer. Hieronder vallen alle denkbare kosten, zoals het gebruik van kantoorbenodigdheden, scholing van de OR- of commissieleden of het inwinnen van extern advies (infographic). Voor bepaalde kosten geldt dat de OR de bestuurder hierover vooraf moet informeren of dat de bestuurder deze alleen hoeft te betalen als hij daarmee vooraf heeft ingestemd. 

OR moet bestuurder vooraf informeren over kosten

Als de OR of een commissie van de OR een externe deskundige wil raadplegen (artikel 16 WOR), moet de OR de bestuurder vooraf informeren over de kosten die dit met zich meebrengt. Hetzelfde geldt voor het inhuren van juridische bijstand door de OR. Dit staat in artikel 22, lid 2 WOR. Alleen als de bestuurder hierover vooraf in kennis is gesteld, komen de kosten voor zijn rekening. Vooraf informeren betekent ook dat de bestuurder bezwaar kan maken of bij de OR kan aandringen op nader overleg. Ook al is zijn toestemming wellicht niet nodig, het is wel zo netjes om serieus naar zijn argumenten te luisteren.

OR moet bestuurder om toestemming vragen bij overschrijding OR-budget

Hebben de OR en commissies met de bestuurder een bepaald budget afgesproken waaruit zij bepaalde kosten financieren, dan moeten zij zich hieraan houden. Maar wat als dit budget in de praktijk ontoereikend blijkt en de OR of commissies bij een gebudgetteerde kostenpost het budget (willen) overschrijden? In dat geval hoeft de bestuurder de kosten die boven het budget uitgaan alleen te betalen als hij daar vooraf zijn toestemming voor heeft gegeven (artikel 22, lid 4 WOR). De kosten van loondoorbetaling en het gebruik maken van in de organisatie aanwezige voorzieningen mogen nooit gebudgetteerd worden.

OR-budget is niet altijd wenselijk

De OR moet een zorgvuldige afweging maken of het verstandig is om een OR-budget af te spreken met de bestuurder. Het voordeel van een budget is dat de OR de bestuurder niet steeds om toestemming hoeft te vragen, maar het kan het OR-werk ook belemmeren. Het budget is namelijk bindend als het niet alleen in overleg met de OR, maar ook met de uitdrukkelijke overeenstemming van de OR tot stand is gekomen. Kiest de OR voor een budget, dan moet hij met de bestuurder goede afspraken maken welke kosten hier precies onder vallen. Kosten die vooraf moeilijk in te schatten zijn, zoals extern advies of scholing, kunnen beter niet gebudgetteerd worden.