Zakenreis boeken door corona een complexe puzzel

Nu meer en meer landen hun in- en uitreisrestricties laten varen, kunnen zakenreizen ook weer vaker plaatsvinden. Door de coronacrisis is er wel het een en ander veranderd. Dit maakt het boeken van zakenreizen complexer dan voorheen.

Bij het organiseren van een zakenreis komt in coronatijd een stuk meer kijken dan in – pak hem beet – 2019. Wellicht zijn sommige veranderingen zelfs blijvend. Naast het boeken van vervoer, accommodatie en eventueel visa, krijgt een zakenreiziger vandaag de dag bijvoorbeeld te maken met:

• coronadocumenten om een land binnen te komen, zoals vaccinatiebewijzen, testuitslagen en formulieren waarmee geregistreerd wordt waar een (zaken)reiziger zich op welk moment bevindt;
• een mogelijke quarantaine op bestemming en/of bij terugkeer in Nederland;
• restricties ter plaatse, die per land nogal verschillen en het verloop van de zakenreis kunnen beïnvloeden.

Reisadviezen van het ministerie van Buitenlandse Zaken

Om het allemaal nog complexer te maken: de omstandigheden kunnen natuurlijk tíjdens de zakenreis nog veranderen. Een plan B (en misschien zelfs plan C) achter de hand hebben, is dan ook geen overbodige luxe. Daarnaast is het verstandig om altijd de reisadviezen van het ministerie van Buitenlandse Zaken goed in de gaten te houden, zeker vlak voor aanvang van de zakenreis. Het ministerie van Buitenlandse Zaken en de Douane hebben hiervoor ook een Reisapp in het leven geroepen. De applicatie stuurt een bericht zodra het reisadvies voor een bepaalde bestemming verandert. Ook is er contactinformatie voor noodgevallen te vinden.

Zakenreis of conference call?

Het inschakelen van een zakenreisbureau is het overwegen waard. Zo ziet brancheorganisatie voor de reisbureausector ANVR dat de rol van het zakenreisbureau door corona verandert: naast een organiserende rol, krijgt het zakenreisbureau meer en meer een adviserende rol. Organisaties hoeven bij de complexe puzzel van een zakenreis boeken in coronatijd daarmee niet het wiel opnieuw uit te vinden. Tot slot heeft corona het maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) een zet gegeven. Meer organisaties vragen zich nu af: is die zakenreis écht nodig (artikel), of kan een conference call volstaan?