Geheimhoudingsplicht maakt OR niet monddood

Hoewel een ondernemingsraad (OR) te maken kan krijgen met opgelegde geheimhouding, betekent dit nog niet dat de OR monddood is. De OR kan creatieve oplossingen benutten om alsnog vertrouwelijke informatie met anderen te bespreken.

De Wet op de ondernemingsraden (WOR) is duidelijk over de status van alle informatie die met de OR gedeeld wordt. Alles is openbaar, tenzij geheimhouding is afgesproken. Het opleggen van geheimhouding (artikel) zou dus een uitzondering moeten zijn en geen gewoonte. De geheimhoudingsplicht mag de OR niet belemmeren in het OR-werk.

Opties voor de OR om vertrouwelijke informatie te bespreken

Spreekt de OR met de bestuurder geheimhouding af, dan heeft de OR een aantal opties om alsnog vertrouwelijke informatie met anderen te bespreken:

• Op grond van artikel 16 WOR heeft de OR de bevoegdheid om met deskundigen te praten. Het begrip ‘deskundige’ is in de wet niet precies omschreven, dus dat kan zowel een interne als een externe deskundige zijn en het kan gaan om een inhoudsdeskundige maar ook om een ervaringsdeskundige. De OR hoeft de bestuurder hiervoor niet vooraf om toestemming te vragen, maar de OR moet het wel aan hem melden.
• Artikel 20 WOR geeft de OR de mogelijkheid om met toestemming van de bestuurder vertrouwelijke informatie met derden te bespreken op voorwaarde dat zij een geheimhoudingsverklaring ondertekenen.
• De OR kan een tijdelijke voorbereidingscommissie instellen. Zo’n commissie kan een advies- of instemmingsaanvraag voorbereiden voor de OR. Dit bespaart de OR tijd. Is de advies- of instemmingsaanvraag afgehandeld en het besluit genomen, dan heft de OR de commissie weer op.

Ook commissieleden vallen onder geheimhoudingsplicht

De OR kan zo’n voorbereidingscommissie instellen op basis van artikel 15, lid 4 WOR met behulp van een instellingsbesluit. In het instellingsbesluit regelt de OR de taken, samenstelling, bevoegdheden en werkwijze van de commissie. Dit instellingsbesluit legt de OR ook voor aan de bestuurder die hiertegen bezwaar kan maken. Zo’n voorbereidingscommissie moet ten minste uit één OR-lid bestaan, aangevuld met bijvoorbeeld werknemers die direct de gevolgen van het te nemen besluit gaan ondervinden. Ook deze commissieleden moeten zich houden aan de geheimhoudingsplicht. 
Ontstaat er tussen de OR en de bestuurder een geschil over het instellen van de commissie, dan kan de OR eventueel de Bedrijfscommissie vragen om bemiddeling (artikel) of desnoods de kantonrechter vragen om een uitspraak.