De inhoud van een goede functieomschrijving

Het vele thuiswerken heeft in veel organisaties voor veranderingen gezorgd. Soms is het nodig om bestaande functies opnieuw in te richten om een efficiëntieslag te maken. Dat vraagt om nieuwe functieomschrijvingen. Wat moet er wel en niet in een goede functieomschrijving staan?

Veranderingen binnen organisaties leiden op den duur ook tot nieuwe functies of een andere invulling van bestaande functies. Het kan daardoor nodig zijn om de functieomschrijving weer eens kritisch te bekijken en te vernieuwen. Werknemers kunnen vaak haarfijn uitleggen hoe hun functie afwijkt van de functieomschrijving op papier, wat er beter kan en op welke manier. Het is bij het herzien van de functieomschrijvingen dus verstandig om altijd het oor te luisteren te leggen op de werkvloer.

De voorwaarden voor een goede functieomschrijving

Het belangrijkste doel van functieomschrijving is het zorgvuldig op papier zetten van de werkzaamheden, competenties en verantwoordelijkheden die bij een functie horen. Omdat functieomschrijvingen de basis vormen voor een personeelsplanning, is het bovendien van belang dat ze actueel zijn. Daarnaast moeten ze nog aan een aantal voorwaarden voldoen.

• Een functieomschrijving moet rekening houden met ontwikkelingen in de toekomst en dus niet alleen afgestemd zijn op de huidige situatie.
• Een functieomschrijving is afgestemd op de overige functies, zodat functies goed met elkaar te vergelijken zijn en de onderlinge samenhang duidelijk is.
• Een functieomschrijving moet in lijn liggen met de cao. Het is daarom slim om referentiefuncties als richtlijn te gebruiken.
• Een functieomschrijving beschrijft kort en krachtig de essentie van de functie. Wat zijn de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden? Een uitgebreide opsomming van alle details maakt het onduidelijk.
• Een functieomschrijving bevat ook een beschrijving van de functie- of selectie-eisen, eventuele individuele arbeidsvoorwaarden en de positie van de functie binnen de organisatie (wie is de leidinggevende, bij welk team of welke afdeling hoort de functie, met wie wordt in- en extern samengewerkt?).