Is de interne communicatie wel effectief genoeg?

Alle uitgekiende communicatiestrategieën ten spijt, soms verloopt de communicatie binnen de organisatie simpelweg niet soepel. De oorzaken kunnen heel verschillend zijn, dus is het zaak om te meten waar het spaak loopt. Een interne audit kan daar antwoord op geven.

Om te zien waar en hoe de communicatiestromen binnen de organisatie verbeterd kunnen worden, kunnen organisaties een interne communicatie-audit (laten) uitvoeren. Zo’n onderzoek maakt inzichtelijk hoe het staat met de effectiviteit van de interne communicatie. Hiervoor moeten de communicatiedoelgroepen binnen de eigen organisatie naar hun mening en ervaring gevraagd worden. Werknemers krijgen een lijst met vragen of stellingen voorgelegd over de verschillende aspecten van de interne communicatie. Dat begint met het in kaart brengen van de huidige situatie: welke informatie krijgen zij nu, hoe vaak, in welke vorm en hoe tevreden zijn zij hiermee?

Vragen voor interne communicatie-audit

De vragenlijst van een audit voor de interne communicatie bevat meestal een algemeen deel, waarna wordt ingezoomd op specifieke onderdelen van het communicatieproces. Vragen die in de interne audit kunnen worden gesteld, zijn:

• Hoe is de interne communicatie ingericht (krijgen werknemers een nieuwsbrief of een personeelsblad, is er werkoverleg, zijn er MT-bijeenkomsten, enzovoort)?
• Wat is de informatiebehoefte van de (gesegmenteerde) doelgroep (werknemers, leidinggevenden, bestuurders, nieuwkomers, enzovoort)?
• Ervaren ontvangers ruis in de interne communicatie (tool), en waar zit dat hem precies in?
• Kiest de organisatie het juiste taalniveau (artikel) bij communicatie-uitingen?
• Hoe waardeert de ontvanger de interne communicatie?
• Heeft de ontvanger verbeterpunten, en zo ja, welke?

Uitbesteden of zelf doen

Er zijn onderzoeksbureaus die audits kunnen afnemen naar interne communicatie. De werkgever kan dit uitbesteden, of zelf opzetten en uitvoeren. Bij deze keuze spelen verschillende factoren een rol, met als belangrijkste kosten, tijd en kwaliteit. Wie zelf onderzoek uitvoert, moet hiervoor de nodige expertise in huis hebben en ook de respons afhandelen en verwerken. Een online rekentool voor de interne communicatie-audit (tool) kan hierbij helpen. Voor gebruik van de tool moet eerst het gewenste puntenaantal worden bepaald voor een positieve score: wanneer is de communicatie van voldoende kwaliteit?