Met de auto van de zaak op vakantie

Als een werknemer met de auto van de zaak op vakantie gaat, zijn er een aantal aandachtspunten waar een werkgever rekening mee moet houden. Denk aan de situatie dat een werknemer een andere auto meeneemt op vakantie en aan het bewaren van tankbonnetjes uit het buitenland.

Voor een werknemer met een auto van de zaak moet een werkgever rekening houden met de bijtelling voor privégebruik van die auto. De bijtelling (tool) is loon in natura. Alleen als een werknemer aantoonbaar maximaal 500 kilometer privé rijdt met de auto van de zaak, mag een werkgever de bijtelling achterwege laten. Maar als een werknemer met de zakelijke auto op vakantie gaat, moet zijn werkgever hoogstwaarschijnlijk de bijtelling toepassen. De werkgever moet daarbij ook letten op naheffingsgevolgen bij de werknemer als hij een Verklaring geen privégebruik auto (tool) heeft en de werknemer onverwacht door de vakantie op jaarbasis toch 500 of meer privékilometers gaat rijden in zijn auto van de zaak. 

Tijdelijk een andere auto voor de vakantie

Rijdt een werknemer normaal gesproken in een elektrische auto van de zaak, maar wil hij voor de vakantie liever een auto met een grote actieradius of eentje die een caravan kan trekken? Dan kunnen werkgever en werknemer de mogelijkheid van een vervangende auto bespreken. Als de werknemer zijn elektrische auto waarvoor moet worden bijgeteld voor die periode (aantoonbaar) inlevert, geldt dat de werknemer tijdens zijn de vakantieperiode een bijtelling krijgt over de tijdelijke auto, en voor de rest van het jaar over zijn elektrische auto. Krijgt de werknemer de vakantieauto van de zaak ter beschikking naast zijn elektrische auto waarvoor moet worden bijgeteld, dan geldt voor de vakantieperiode een dubbele bijtelling. Voor de vakantieauto is dit minimaal de forfaitaire bijtelling, maar het zou kunnen dat sprake is van excessief privégebruik. De vakantieauto wordt immers (bijna) niet zakelijk gebruikt. Als de werkelijke waarde van het privégebruik meer is dan het bedrag van de bijtelling, moet de werkgever de werkelijke waarde van het privégebruik bij het loon tellen. 

Tanken in het buitenland

Werknemers die met de auto van de zaak op vakantie gaan, mogen hun buitenlandse brandstofkosten onder voorwaarden van de bijtelling aftrekken of declareren. Vaak is immers de tankpas niet in het buitenland te gebruiken. Ditzelfde geldt voor tolkosten die de werknemer maakt op buitenlandse tolwegen. De werkgever moet daarover wel van tevoren schriftelijke afspraken maken en de werknemer moet alle bonnetjes goed bewaren.