Beleefd taalgebruik bij telefoneren in het Engels

In Nederland in het Engels geholpen worden is bij sommige organisaties heel gewoon. In de horeca en bij sommige winkelketens bijvoorbeeld. Maar ook in het bedrijfsleven en onderwijsinstellingen kan Engels de voertaal zijn. Toch kan het afhandelen van telefoontjes in het Engels nog wel eens stroef verlopen.

Hoezeer de taalpuristen ook van het Engels af willen, de internationalisering gaat door en daarmee dus de roep om Engelssprekend personeel en om Engelstalige informatie. Ondertussen zijn er ook heel wat organisaties in Nederland gevestigd die internationaal zakendoen en/of buitenlandse werknemers hebben. Het is dan niet zo vreemd om Engels als voertaal te hanteren. Ook als dat niet zo is, is het prettig als er eens een buitenlandse relatie belt, deze in correct en soepel Engels begroet wordt. Hoe ging dat ook alweer, de telefoon opnemen in het Engels? En zeggen dat iemand er niet is en een boodschap aannemen?

Standaardzinnen voor telefoneren

Wie denkt ‘Oh, dat heb ik niet nodig’, doet er goed aan toch even verder te lezen. Nederlanders staan er immers om bekend dat ze hun kennis van het Engels (en de beleefdheidsvormen in die taal) overschatten. Het correcte gebruik van ‘can’,’could’, ’may’, ’shall’ en ‘please’ is namelijk essentieel. Een telefoontje aannemen (e-learning) kan zo:

• Hello (of Good morning of Good afternoon). Rendement Uitgeverij, Jan Jansen speaking. How may I help you? Korter mag ook: This is Rendement Uitgeverij, Jan Jansen speaking.
• Als iemand zijn naam niet zegt, maar alleen de organisatie noemt bijvoorbeeld, vraag er dan naar met: May I ask who’s calling, please?  of Who shall I say is calling?

Aanbieden boodschap aan te nemen

• Als degene die de beller wil spreken niet aanwezig of niet beschikbaar is, bied dan aan een boodschap aan te nemen: I’m afraid he’s not available at the moment. Can I take a message? Of korter: I’m sorry, he’s not here today. Can I take a message?
• Wie wil uitleggen waarom de persoon die gebeld wordt het telefoontje niet kan beantwoorden, kan iets zeggen als: I’m afraid he’s in a meeting (abroad, out of the office) at the moment. Can I take a message?
• Beleefde manieren om iets te vragen zijn Could you give me your mobile number, please?, Could you please repeat that? En Could you spell that for me, please?

Ook handig om paraat te hebben is het Engelse telefoonalfabet (Alfred, Benjamin, Charles, et cetera). Dat maakt het makkelijker om namen te noteren.