Functiescheiding en data-analyse wapens tegen fraude

Een belangrijk wapen in de strijd tegen fraude is functiescheiding. Door de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen functies te verdelen over verschillende werknemers, zal het binnen uw organisatie moeilijker zijn om ongezien fraude te plegen. In het kader van de toenemende aandacht voor fraude, zal functiescheiding alleen maar belangrijker worden. Data-analyse kan hierbij helpen.

Het spreekt voor zich dat fraudegevoelige taken beter niet onder de verantwoordelijkheid van één persoon kunnen vallen. Door deze taken te verdelen over twee of meer werknemers is er meer controle.Om ervoor te zorgen dat fraudegevoelige taken automatisch door meerdere werknemers uitgevoerd worden, moet uw organisatie hierbij al rekening houden bij het samenstellen van functieprofielen en takenpakketten. Dit kan op verschillende manieren. Zo kan uw organisatie de ene werknemer een uitvoerende rol geven en de andere een controlerende functie toebedelen. Het management beslist wie een ‘beschikkende’ functie krijgt: deze werknemers mogen dan met derden een overeenkomst aangaan. Andere werknemers hebben de verantwoordelijkheid over geld of goederen omdat ze het magazijn beheren, kassier zijn of facturen en transacties verwerken.

Functiescheiding in kleinere organisaties

In kleinere organisaties komt relatief veel fraude voor. Dit kan te maken hebben met een informelere werksfeer en het ontstaan van een al te tolerante cultuur. Daarbij is functiescheiding moeilijker effectief door te voeren, omdat er gewoonweg minder werknemers zijn. Een mogelijkheid is dan om elektronische functiescheiding aan te brengen. Door met wachtwoorden en registratie van handelingen te werken, kunnen bepaalde werknemers meer of minder bevoegdheden krijgen.Veel hedendaagse software en applicaties bieden al de mogelijkheid om functiescheiding in te voegen als onderdeel van de financiële bedrijfsvoering. Als een elektronische scheiding toch moeilijk realiseerbaar is, zijn er andere tips:

• Structureer informele werkprocessen wat strakker. Het helpt om interne systemen gemakkelijker controleerbaar te maken. Daarmee zijn ze moeilijker te manipuleren voor werknemers die hun eigen plan willen trekken.
• Stel computers in een aparte ruimte op of zorg voor toezicht tijdens verwerkingsprocedures.
• Laat bepaalde handelingen handmatig vastleggen en laat deze invoeren en ook controleren door een andere collega.

Controle via data-analyse mogelijk

De functiescheiding is ook te controleren door data-analyse in te zetten. Data-analyse leidt namelijk tot snellere conclusies, zonder allerlei (soms vervelende) natrekkingen bij werknemers. Op basis van geselecteerde data is bijvoorbeeld een statistische steekproef uit te voeren op enkele facturen. Uit die resultaten kan dan blijken dat een werknemer onder een eerste inlognaam facturen snel had goedgekeurd en vervolgens onder een tweede inlognaam de facturen betaalbaar stelde. Misschien deed de werknemer dit niet met boze opzet, maar om snel een achterstand weg te werken. Maar het is wel een signaal waar uw organisatie iets mee moet.