Organogram laat meer zien dan alleen structuur

Voor nieuwe werknemers is het niet altijd meteen duidelijk hoe de organisatie van hun nieuwe werkgever is opgebouwd. Zeker niet als ze virtueel moeten kennismaken met hun nieuwe werkgever en collega’s. Met behulp van een organogram ziet iemand in één oogopslag waar het cluster of de afdeling waar hij komt te werken onder valt.

Een beetje organisatie heeft al gauw een aantal afdelingen met bijbehorende managers en werknemers. Zolang dit bij één laag blijft, dus één afdeling met één manager, is het nog overzichtelijk. Zodra een afdeling bestaat uit meerdere clusters die zelfstandig opereren, maar wel een of meer managers hebben, wordt dit al een ander verhaal. Hoe meer decentralisatie in de aansturing, hoe ingewikkelder het bijbehorende plaatje kan zijn. Een schematische weergave van de organisatiestructuur, ook wel een ‘organogram’, helpt om de opbouw van de organisatie en de bijbehorende verantwoordelijkheden inzichtelijk te maken.

Organogram verklapt mate van hiërarchie

Voor nieuwe werknemers kan een organogram helpen om te begrijpen hoe de organisatiestructuur eruitziet. Vooral nu veel organisaties nog niet toegankelijk zijn en nieuwe werknemers via hun laptop op afstand moeten kennismaken met hun nieuwe manager en collega’s (artikel), kunnen ze zich toch een beeld vormen van de organisatie waar ze gaan werken (tool). Er zijn drie basisvormen voor organisatiestructuren:

• verticale opbouw: de werkgever staat bovenin en de afdelingen of divisies eronder;
• horizontale opbouw: de werkgever staat links of rechts en vandaaruit horizontaal de afdelingen of divisies;
• concentrische opbouw: de werkgevers staat in een cirkel in het midden en de afdelingen of divisies zijn eromheen geplaatst.

De gekozen vorm van het organogram verklapt ook al met welk soort organisatie de nieuwe werknemers te maken heeft: (eerder) plat of (eerder) hiërarchisch.

Zelf organogram maken in Word

Een organogram is eenvoudig zelf te maken. Online zijn hiervoor verschillende tools te vinden, maar het kan ook in Word. Volg daarvoor de volgende stappen:

• Open in Word een leeg document.
• Klik op de tab Invoegen en daarna onder Illustraties op de knop SmartArt.
• Klik op Hiërarchie en ten slotte op het soort schema dat het beste bij de organisatiestructuur past.

Een vak toevoegen kan door erop te gaan staan, op de rechter muisknop te klikken en te kiezen voor ‘Vorm toevoegen’. Verwijderen kan met Knippen. Wat betreft de lay-out biedt Word ook voldoende mogelijkheden, zowel voor de vorm van de vakken als voor de opmaak van de bijbehorende teksten.