Kantoor inrichten voor hybride werken na coronacrisis

Nu langzamerhand de coronamaatregelen versoepeld worden, komt ook het kantoorleven weer in zicht. Veel medewerkers gaan straks thuiswerken combineren met werken op kantoor of een andere locatie. Daarvoor moet wel het een en ander geregeld worden. Dat kan mooi in de komende zomerperiode.

Als het goed is, kunnen medewerkers na de zomervakantie weer (vaker) op kantoor of op locatie komen werken. Organisaties die kiezen voor een hybride vorm van werken, waarbij thuiswerken (tools) wordt afgewisseld met werken op kantoor of flexplekken in het land, moeten wel het een en ander voorbereiden. Werknemers moeten gefaciliteerd worden om hun werk goed te kunnen blijven doen. Ze mogen geen last hebben van de verandering van werkplek. Vooral samenwerken en overleggen moeten zo georganiseerd worden dat beschikbaarheid en faciliteiten op elkaar afgestemd zijn. Dat vraagt om een slimme inrichting van kantoren.

Werkplekken opnieuw inrichten

Om de overgang zo goed mogelijk te laten verlopen, is het noodzakelijk om in kaart te brengen waar medewerkers behoefte aan hebben. De eerste stap is dus inventariseren welke faciliteiten noodzakelijk zijn. Dat gaat om hardware en software, maar ook om inrichting van de fysieke werkplek (tool). Zijn zowel op de thuiswerkplek als op de kantoorwerkplek alle hulpmiddelen aanwezig? Werknemers die aan het begin van de coronacrisis spullen van kantoor hebben gehaald om thuis te gebruiken, hebben op kantoor nu wellicht een ontmantelde werkplek. Die moet opnieuw ingericht worden. De werkgever kan ook aan alle medewerkers een laptop ter beschikking stellen, die ze elke keer dat ze van werkplek wisselen, meenemen.

Werkgroep hybride werken instellen

De makkelijkste manier om dit te inventariseren, is door het afnemen van een enquête via e-mail of intranet (tool). Ook een optie is om een ‘werkgroep hybride werken’ in te stellen en die verantwoordelijk te maken voor het verzamelen van de informatie. Vragen die gesteld moeten worden, zijn:

• Hoeveel dagen gaat een medewerker naar kantoor komen, en welke dagen zijn dat?
• Welke werkzaamheden en taken worden op kantoor uitgevoerd en welke thuis? Denk aan individueel werken of in teamverband, vergaderen en klantgesprekken voeren.

Op basis van de antwoorden kan het kantoor ingericht worden, waarbij de ruimtes worden afgestemd op de activiteiten. De techniek is hierbij leidend: welke ruimtes zijn bijvoorbeeld het meest geschikt voor het houden van videoconferences en andere vormen van overleg, en welke voor het voeren van vertrouwelijke gesprekken of geconcentreerd werken?