Onderzoek is voorwaarde voor onbelaste kostenvergoeding

Voor het geven van een onbelaste vaste kostenvergoeding voor gericht vrijgestelde en intermediaire kosten, is het belangrijk dat een werkgever deze goed onderbouwt met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten. Dat onderstreept een recente rechterlijke uitspraak.

Voor gericht vrijgestelde en intermediaire kosten mag een werkgever een vaste, onbelaste kostenvergoeding geven. Een belangrijke voorwaarde daarvoor is dat er vooraf onderzoek is gedaan naar de werkelijk door de werknemer gemaakte kosten. Zonder dit kostenonderzoek is de vaste kostenvergoeding gewoon loon voor de werknemer. De Belastingdienst benadrukte dat al eens in een handreiking, maar het blijkt ook opnieuw uit een recente uitspraak.
De zaak ging over een werknemer die werkte als piloot. Hij ontving een zogenoemde per diem (dagvergoeding voor verblijfskosten) van € 4,60 per uur dat hij niet op de basis werkte. In zijn aangifte inkomstenbelasting gaf de werknemer alleen zijn loon aan, maar niet de per diem. Bij het vaststellen van de aanslag rekende de Belastingdienst de per diem echter wel tot het loon. Volgens de fiscus was sprake van een vaste kostenvergoeding, en werd niet voldaan aan alle voorwaarden. De uitspraak is vastgesteld voor de inkomstenbelasting, maar de voorwaarden en de systematiek zijn voor de loonheffingen hetzelfde en dus ook interessant voor de werkgever.

Geen onderzoek, geen gerichte vrijstelling

Zowel de werknemer als de Belastingdienst waren het er over eens dat de per diem gebruikt werd voor de kosten van eten en drinken die de werknemer nuttigde onder werktijd buiten de basis. Ze waren het er ook over eens dat de per diem daarmee voldeed aan de voorwaarde voor een vaste kostenvergoeding dat deze vooraf door de werkgever was aangewezen en voldoende gespecificeerd was. Toch was de per diem volgens de Belastingdienst belast, omdat er niet werd voldaan aan de voorwaarde dat de werkgever vooraf onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten had gedaan.
De werknemer legde de rechter nog een overzicht voor waarop de steden stonden waarop hij vloog. Maar dat voldeed volgens het hof niet aan de voorwaarde van een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten. Het overzicht was namelijk te algemeen en bevatte kosten die niet tot de per diem van de werkgever behoorden, zoals hotelkosten. Daardoor kon met het overzicht niet worden vastgesteld welke kosten aan de werknemer werden vergoed en of de hoogte van de vergoeding gebruikelijk was. Door het ontbreken van het onderzoek, was de gerichte vrijstelling niet van toepassing en de vaste kostenvergoeding belast.
Gerechtshof Den Haag, 16 maart 2021, ECLI (verkort): 575