De vaste onderdelen van het huisstijlhandboek

De regels die een organisatie hanteert voor onder meer de opmaak van brieven, brochures, presentaties en de website moeten worden vastgelegd in het huisstijlhandboek. Zo weten alle werknemers in de organisatie hoe zij communicatie-uitingen moeten vormgeven.

Alle informatie in het huisstijlhandboek moet zonder veel zoekwerk te vinden zijn. Werknemers moeten dus geen cursus hoeven volgen om het systeem of de huisstijl te gebruiken. Het handboek moet daarnaast flexibel zijn, zodat het gemakkelijk is aan te passen en bovendien gemakkelijk te beheren. Boven alles moeten de gebruikers van de huisstijl erop kunnen vertrouwen dat de informatie die het handboek bevat actueel en compleet is.

Verschillende wensen huisstijl

Afhankelijk van de (grootte van) de organisatie, de wensen en het budget kan een huisstijlhandboek beperkt van omvang zijn of juist heel groot. Vaste onderdelen zijn over het algemeen:

• inleiding in het gebruik van de huisstijl;
• uitleg over de achtergrond en uitgangspunten van de huisstijl;
• instructies en specificaties over gebruik van het bedrijfslogo, kleuren, vorm- en tekstelementen, en dergelijke;
• richtlijnen voor omgang met fotografie en bijvoorbeeld videomateriaal op de website.

Mogelijkheden web based huisstijlhandboek

Veel organisaties hebben vandaag de dag een ‘web based’ huisstijlhandboek, te benaderen via internet of intranet (tool). Meestal kan dit alleen met toestemming, bijvoorbeeld met een wachtwoord of inlogcode. De mogelijkheden ten opzichte van een statisch huisstijlhandboek, bijvoorbeeld in pdf-vorm, zijn groot:

• doorklikmogelijkheden naar de bedrijfssite;
• een uitgebreidere uitleg van de achtergronden van de huisstijl;
• nieuwsberichten en meldingen over veranderingen in de huisstijl;
• het direct downloaden van digitale bestanden en logo’s;
• het vermelden van de merkregistratie van de huisstijl;
• het zelf maken van eenvoudige uitingen als visitekaartjes en advertenties, plus deze ‘drukwerkklaar’ versturen naar de drukker;
• de koppeling met een beeldbank voor opslag van fotomateriaal en illustraties;
• koppeling met en doorklikken naar onderdelen van de webwinkel (verdiepingsartikel).