Efficiënt overleg… klik, sleep en verzend!
Van de rijstebrijberg aan e-mails die u op een dag binnenkrijgt, zult u er een aantal gelijk kunnen afhandelen en misschien ook een aantal ongezien wegooien. Maar er zitten meestal ook berichten tussen waarover u graag van gedachten wilt wisselen met de afzender. In Outlook plant u met een paar simpele handelingen een overleg én zorgt u ervoor dat u het onderwerp niet vergeet.
Krijgt u een e-mail binnen waarover u nog even moet overleggen, dan is het – als u met Outlook werkt – niet nodig om zelf een nieuwe mail op te stellen om uw collega of medewerker uit te nodigen. U plakt de ontvangen e-mail gewoon in uw Outlook-agenda. De inhoud van de mail staat dan automatisch in de uitnodiging, uw collega of medewerker krijgt bericht en voor u beiden staat de afspraak genoteerd in de agenda van Outlook. Efficiënter kan bijna niet.
Koppelen van bericht en afspraak
Het koppelen van een e-mail aan een afspraak gaat als volgt:
- Sleep het bericht waar u een afspraak van wilt maken linksonder naar uw agenda en laat de muisknop los. Dan verschijnt het scherm waarmee u een afspraak kunt aanmaken.
- In dit scherm ziet u de inhoud van de e-mail staan. Vul het onderwerp en eventueel de locatie in.
- Vul het tijdstip en de datum van de afspraak in. U kunt in het datumveld ook ‘morgen’ intypen of ‘volgende week dinsdag’. Dan krijgt u automatisch de juiste datum.
- Kloppen alle gegevens, dan klikt u op ‘Verzenden'. De afspraak staat nu in uw agenda, en de originele mail bevindt zich nog netjes in uw inbox.
- De ontvanger kan uw vergaderverzoek accepteren, waarmee hij de afspraak automatisch in zijn eigen Outlook-agenda zet.