Contact houden met werknemers tijdens de coronacrisis

Dat de coronacrisis een heel andere invulling van leidinggeven op kantoor in gang heeft gezet, moge duidelijk zijn. Vooral op het gebied van communicatie is er veel veranderd. Hoe kunnen managers die communicatie zo optimaal mogelijk houden, nu alles op afstand gebeurt?

Op kantoor even bij elkaar binnenlopen of een werknemer uitnodigen voor een kop koffie op de kamer, zit er al een tijdje niet meer in. De meeste kopjes koffie vinden digitaal plaats vanaf de thuiswerkplek en contactmomenten zijn gepland. Tijdens videovergaderingen worden vaak meteen spijkers met koppen geslagen en de koetjes en kalfjes achterwege gelaten omdat digitaal vergaderen nu eenmaal vermoeiend is. Toch blijft de behoefte aan persoonlijk contact onverminderd groot. Hoe kunnen leidinggevenden met een thuiswerkend team in deze coronacrisis voorzien in die behoefte?

Moeilijke gesprekken voeren

Het Nederlands Instituut van Psychologen (NIP) deed onderzoek (pdf) naar effectief leiderschap tijdens én na corona. Eén van de onderzoeksthema’s is hoe managers het beste contact kunnen houden met een team dat door de coronamaatregelen moet thuiswerken. Daar kwam onder meer uit dat managers kritische feedback niet per mail moeten geven. Ook andere moeilijke gesprekken kunnen beter via een videovergadering plaatsvinden. Een coronaproof wandeling waarbij persoonlijk contact is, leent zich echter nóg beter voor dit soort gesprekken, mits de werknemer hiervoor niet het ov in moet. Want ook tijdens een videobelafspraak gaat veel non-verbale communicatie verloren en is het lastig peilen hoe de overgebrachte informatie bij de ontvanger binnenkomt. Bovendien wordt na de videovergadering het venster gesloten en verdwijnt de werknemer letterlijk uit beeld.

Zorg voor informeel contact

De behoefte aan persoonlijk contact kan ook vervuld worden op een informele manier. Laat werknemers een feestcommissie opzetten die leuke online initiatieven bedenkt. Dat zorgt voor verbinding tussen collega’s. Er zijn legio digitale bijeenkomsten die de nodige ontspanning en jolijt geven. Denk aan een virtuele wandeling door een bezienswaardige stad met een plaatselijke gids, een online pubquiz of bingo, een chatroulette waar alle afdelingen aan meedoen, een digitale escape room, enzovoort.

Peil de contactbehoefte

Iedere werknemer is anders, de een heeft meer behoefte aan contact dan de ander. Om het gevaar van ‘de afwezige manager’ of de irritatie van micromanagen te voorkomen, is het voor leidinggevenden raadzaam om de contactbehoefte van hun werknemers te bespreken en daar afspraken over te maken. Managers moeten daarbij ook bedenken wat ze zelf willen weten. Een overcontrolerende manager werkt contraproductief, maar een werknemer die constant telefonisch contact wil, kan ook een inbreuk vormen op het werk van de leidinggevende. Blijf daarom in gesprek om de balans te behouden en interesse te tonen zonder als een bemoeial over te komen.