Inkooptraject van arbodienstverlening goed plannen

Voordat het inkopen van arbodienstverlening van start kan gaan, is het verstandig een planning van het inkooptraject te maken. Dat begint met een aantal voorbereidingen die helpen bij het opstellen van een offerteaanvraag.

Allereerst moet u een aantal zaken goed voorbereiden voordat u überhaupt het offertetraject opstart. Om dat goed te kunnen doen, moet u weten welke stappen u moet nemen:

• Besluit of u gebruik wilt maken van een arbodienst of van een alternatieve (interne of externe), gecertificeerde dienstverlener.
• Stel een offerteaanvraag op basis van de behoeftes van uw organisatie.
• Vraag de ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT) om instemming met deze offerteaanvraag.
• Maak een voorselectie van arbodiensten (tool).
• Vraag offertes aan bij meerdere aanbieders, dan is het mogelijk om te vergelijken.
• Leg het contract ter goedkeuring voor aan het medezeggenschapsorgaan.

Werkgroep voor inkopen arbodienstverlening

Het is handig om een commissie of werkgroep samen te stellen met een voorzitter die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van dit specifieke inkooptraject van arbodienstverlening. Deze werkgroep hoeft niet groot te zijn. Denk hier bijvoorbeeld aan de arbocoördinator, een P&O- of HR-adviseur, een lid van de medezeggenschapsraad, een juridisch adviseur en een leidinggevende of directeur. Ook kan het nuttig zijn een externe adviseur in te schakelen voor inhoudelijke en procedurele expertise.

Op schema met een inkoopplanning

Voor het inkopen van de arbodienstverlening is het maken van een inkoopplanning heel nuttig. Een goede tijdsplanning houdt rekening met interne besluitvorming van het management en het medezeggenschapsorgaan, de OR of de PVT. Denk ook aan de tijd die het kost om over te stappen en de nieuwe dienstverlening in te voeren. Controleer de opzegtermijn van het lopende contract met een arbodienstverlener en zorg dat de werkgever dat tijdig opzegt. Dit laatste is vooral belangrijk als de werkgever het oude contract wil beëindigen op het moment waarop het nieuwe contract moet ingaan.