OR heeft inzage en inzicht nodig in financieel beleid

Bij het financiële beleid kan een bestuurder niet om de ondernemingsraad (OR) heen. De OR heeft namelijk inspraak bij veel financiële beslissingen. Het is daarom van belang dat de OR de bedrijfseconomische gegevens kent én begrijpt.

De OR moet een vinger aan de pols houden bij de financiële ontwikkeling van de organisatie. De OR kan een financiële OR-commissie instellen die zich er helemaal in verdiept, maar ook voor de overige OR-leden is het van belang dat zij de financiële informatie begrijpen die de OR van de bestuurder krijgt (artikel 31a van de Wet op de ondernemingsraden). Aan de hand van deze gegevens kan de OR een goede afweging maken bij  een instemmingsverzoek of adviesaanvraag over plannen die grote financiële gevolgen (kunnen) hebben voor de organisatie.

OR moet cijfers goed interpreteren

Om de cijfers goed te kunnen interpreteren, moet de OR weten wat de bedrijfseconomische informatie inhoudt. Wat betekenen termen zoals begroten en budgetteren? Een paar definities: 

• Forecasten: het voorspellen van uitkomsten van ontwikkelingen waarop de organisatie geen invloed heeft of bij ongewijzigd beleid.  
• Begroten: het vrijblijvend voorspellen van uitkomsten, op basis van berekeningen.  
• Budgetteren: het toewijzen van middelen waaraan een bepaalde opdracht is verbonden. Het kan hierbij gaan om activiteiten, maar ook om verwachte prestaties.

Budget en uitgaven lopen soms ver uiteen

Budgetteren is een belangrijk onderdeel van het financieel management. Het is niet alleen bedoeld om de kosten te beheersen, maar ook om richting te geven aan een organisatie. Het is gebruikelijk om te budgetteren op basis van de kosten, en niet op de uitgaven. Dat sluit goed aan op de boekhouding, die ook zo wordt bijgehouden. Bovendien maakt het een betere vergelijking van de begroting en de werkelijke uitgaven mogelijk. Vooral bij grote uitgaven kunnen de verschillen met de gebudgetteerde kosten groot zijn. Voorbeelden van uitgaven en kosten zijn: 

• Aanschaf vaste activa: wel uitgave, geen kosten.
• Afschrijving op vaste activa: geen uitgave, wel kosten.
• Toevoeging aan voorziening: geen uitgave, wel kosten.
• Onttrekking aan voorziening: wel uitgave, geen kosten.
• Aflossing van lening of hypotheek: wel uitgave, geen kosten.
• Vooruitbetaalde kosten, zoals huur: nu uitgave, pas in volgende periode kosten.