Foutmeldingen werknemersgegevens 2021 uitgelegd

De Belastingdienst heeft de nieuwe overzichten van foutmeldingen die een werkgever kan krijgen bij het indienen van de loonaangifte, gepubliceerd. Deze overzichten kan een werkgever gebruiken als hij naar aanleiding van het rapport Foutmeldingen werknemersgegevens een fout moet corrigeren.

Als de Belastingdienst de loonaangifte van een organisatie heeft ontvangen, voert het systeem een aantal automatische controles uit. Blijkt daaruit dat de gegevens uit de aangifte niet aan de eisen voldoen? Dan stuurt de Belastingdienst een rapport Foutmeldingen werknemersgegevens naar de organisatie. Het gaat bij werknemersgegevens om bijvoorbeeld naam, adres- en loongegevens. De Toelichting foutmeldingen werknemersgegevens moet werkgevers helpen bij het corrigeren van de fouten. In het document wordt uitgelegd wat een foutcode betekent en hoe werkgevers die fout kunnen corrigeren. 
De Toelichting foutmeldingen werknemersgegevens geldt alleen voor de eerste helft van 2021. Voor loonaangiftes na het zesde aangiftetijdvak 2021 – bij aangifte per maand is dat juni – publiceert de Belastingdienst een nieuwe toelichting. 

Controle ook belangrijk voor de polisadministratie

De fiscus zal aangiftes met fouten in werknemersgegevens niet weigeren, maar het is wel belangrijk dat een werkgever ze herstelt in zowel de loonadministratie, als de loonaangifte. Zo komen uiteindelijk ook de juiste gegevens terecht in de polisadministratie van UWV.
De werkgever moet er ook rekening mee houden dat de Belastingdienst niet alle werknemersgegevens controleert. Mogelijk bevatten de niet gecontroleerde werknemersgegevens dus nog fouten. De fiscus kan daar later op terugkomen. De werknemersgegevens die de Belastingdienst wel controleert, staan in hoofdstuk 4 van de toelichting. 

Manier van corrigeren hangt af van verstrijken van tijdvak

In het Handboek Loonheffingen 2020 (tool) van de Belastingdienst staat uitgelegd hoe een werkgever een fout in de loonaangifte kan corrigeren. De manier van corrigeren hangt er bijvoorbeeld van af of het aangiftetijdvak al is verstreken: 

• Is de termijn van het aangiftetijdvak waarover een werkgever de correcties moet indienen niet voorbij? Dan moet hij hierover opnieuw loonaangifte doen. Als de werkgever de loonaangifte met software doet, is een aanvullende aangifte ook mogelijk. Dan vult hij alleen alle gegevens in van de werknemers voor wie hij iets wil wijzigen.
• Als de termijn van het aangiftetijdvak wel voorbij is, moet de werkgever de correctie bij een eerstvolgende aangifte voegen.
• Als de werkgever een aangifte van een eerder jaar moet corrigeren, moet hij dat doen door een losse correctie in te dienen.