Reiskostenvergoeding voor medewerkers die carpoolen

Wanneer medewerkers met een collega carpoolen naar kantoor, maken ze geen reiskosten. Toch mag de werkgever hen soms een onbelaste reiskostenvergoeding geven. Belangrijk daarbij is of de medewerker die met een collega meerijdt dat op eigen initiatief doet, of op verzoek van de werkgever.

Wat te doen als uw medewerkers massaal aan het carpoolen zijn? Moeten organisaties de ‘meerijders’ ook een reiskostenvergoeding betalen? En hoe zit het met het omrijden om collega’s op te pikken, moeten die kilometers ook worden vergoed? De Belastingdienst hanteert hiervoor duidelijke regels.

Autodelen op initiatief van de baas

Medewerkers die met hun eigen auto naar het werk komen en collega’s meenemen, mag de werkgever een onbelaste vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer betalen. Als de medewerker moet omrijden om zijn collega's op te pikken, mogen die extra kilometers echter niet zomaar worden vergoed. Daarvoor moet de werkgever degene zijn die het initiatief voor het autodelen heeft genomen. Als de medewerker er zelf voor heeft gekozen om samen met zijn collega's te reizen, kan hij voor de omrijkilometers geen vergoeding eisen. Deze hebben dan een privékarakter.

Onbelaste vergoeding aan meerijders

Ook voor de meereizende collega's hangt het van de initiatiefnemer van het autodelen af of zij een reiskostenvergoeding kunnen krijgen. Als de manager het carpoolen organiseert, is er voor de meelifters sprake van vervoer vanwege de werkgever. De organisatie mag aan hen geen onbelaste vergoeding betalen. Als medewerkers zelf besluiten om te carpoolen, mag de organisatie aan de meerijders wel een onbelaste vergoeding betalen.